Business Activity Monitoring (BAM) o Monitoreo de las Actividades del Negocio es un conjunto de tecnologías orientado a brindar acceso en tiempo real a los indicadores de desempeño críticos de la empresa, con el objetivo de mejorar la velocidad y efectividad de sus operaciones y procesos. Se trata de una solución que apunta específicamente a que los encargados de gestión dispongan de información para tomar mejores decisiones y puedan ser alertados automáticamente ante cualquier problemática que ponga en riesgo al negocio.

A pesar de los avances en los sistemas informáticos empresariales, la valiosa información generada en las transacciones cotidianas así como en los procesos productivos, logísticos y financieros de las organizaciones no siempre está disponible en el momento oportuno para prevenir anomalías, aprovechar una oportunidad o solucionar algún problema crítico para el negocio. Esto se debe a que los sistemas tradicionales no permiten a los gerentes una visualización de la información en forma sencilla y en tiempo real, para ayudarles a tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas.

Actualmente, la convergencia entre distintas tecnologías está haciendo posible que en las organizaciones exista una recolección instantánea de la información de todas sus operaciones, la cual puede ser monitoreada y visualizada en cualquier momento para optimizar la gestión. Para que esto sea posible, se requiere de indicadores de negocio y tecnologías que permitan capturar e integrar la información de distintas áreas de la empresa y sus procesos para que sus tomadores de decisión puedan conocer el estado del negocio con la máxima certeza.

En este contexto, hace algunos años, Gartner acuñó un término que conceptualiza esta nueva ola de soluciones tecnológicas para apoyar la gestión. Se trata de BAM (Business Activity Monitoring) o Monitoreo de las Actividades del Negocio, el cual ha captado el interés de las organizaciones y ha planteado a la industria de TI un nuevo desafío para el presente y futuro.

Acceso en Tiempo Real

BAM ha sido definido por Gartner como un concepto que engloba la provisión de acceso en tiempo real a indicadores de desempeño críticos para las empresas con el objetivo de mejorar la velocidad y efectividad de sus operaciones y procesos de negocio. Cabe señalar que BAM no debe confundirse con el monitoreo orientado a la infraestructura tecnológica, puesto que se trata de tecnología totalmente orientada al negocio y dirigida específicamente a los encargados de la gestión.

En efecto, el monitoreo de las actividades del negocio es una tecnología emergente que observa y registra las actividades de la empresa, brinda acceso a información en tiempo real y genera alertas para reaccionar más rápido ante eventuales problemas u oportunidades.

Gartner estima que para el 2009 BAM será una de las tecnologías que cambiarán la forma en que operan las compañías, convirtiendo a este software de inteligencia de negocios de próxima generación en una herramienta indispensable. Esto se debe a que cada día las organizaciones en general, y los directivos en particular, son más reticentes a la información "añeja" -aunque tenga apenas algunos días-, y requieren información actualizada y en tiempo real. Esta tendencia permitiría, según Gartner, que este mercado pase de los 100 millones de dólares actuales a unos dos mil millones de dólares el 2008.

Tibco Software y webMethods, además de algunos proveedores de soluciones de inteligencia de negocios, como Cognos, Information Builders y Business Objects, entre otros, son algunos de los proveedores relacionados con soluciones de monitoreo de actividades del negocio.

Indicadores de Negocio

Técnicamente, BAM esta asociado a tres elementos fundamentales: la Inteligencia de Negocios, la Integración de Aplicaciones Empresariales (EAI) y la Gestión de Redes y Sistemas o Network Systems Management (NSM). Asimismo, involucra el procesamiento de datos en tiempo real y el desarrollo de un entorno de visualización.

Por otra parte, BAM requiere establecer una serie de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI - Key Performance Indicators) que permiten conocer el estado de los procesos críticos del negocio. Los KPI's corresponden a mediciones basadas en eventos y correlaciones entre las tareas productivas y operaciones de una empresa, como el número de órdenes que se reciben o ejecutan en un período de tiempo o un determinado plazo, por ejemplo.

El monitoreo de los procesos de negocios y KPI's se realiza típicamente empujando información desde múltiples aplicaciones y fuentes de datos para presentarla al usuario en tiempo real en su pantalla, a través de "velocímetros", gráficos de barras, tablas, en lo que se conoce como tableros de mando o "dashboards". La información puede ser filtrada para que cada usuario reciba o visualice datos de especial interés en su área.

BAM requiere establecer reglas precisas que permitan gatillar alarmas cuando exista alguna tendencia o indicio de algún problema potencial. Dichas alarmas pueden tomar forma de correo electrónico, un mensaje al celular o cualquier otro mecanismo de notificación, de manera de facilitar una reacción inmediata. Incluso, las alertas pueden estar asociadas a otras acciones, como el envío de un e-mail a determinadas personas dentro de la empresa, o bien a proveedores, clientes o partners de negocio.

BAM puede usarse para monitorear un indicador simple, pero en muchos casos los procesos de negocios y los indicadores están basados en datos de distintas aplicaciones de negocios, como ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) o SCM (Supply Chain Management), entre otros, los cuales normalmente no interactúan entre sí.

Implementando BAM

La implementación de BAM requiere el trabajo mancomunado de personal técnico y del negocio. Los esfuerzos de la tarea dependerán de las necesidades de monitoreo y de la infraestructura y componentes existentes, aunque en general pueden mencionarse los siguientes pasos:

1. Identificar los componentes de los procesos de negocio:

Se debe partir con los procesos problemáticos, de misión crítica o de gran valor para la organización. Se trata de analizar, modelar y documentar para desplegar en los componentes clave, como aplicaciones, sistemas, e infraestructura, las herramientas de monitoreo y de captura de datos.

2. Identificar problemas o áreas de riesgo en los procesos:

Más que monitorear muchas facetas de un proceso, los esfuerzos deben reservarse para las áreas más riesgosas o susceptibles de errores. Se puede utilizar herramientas de business intelligence para hacer análisis históricos de desempeño y consultar a los usuarios de negocios y de TI para identificar puntos de interés especial.

3. Desarrollo de métricas e indicadores:

Se trata de crear formas que se puedan utilizar para señalar problemas y cómo los datos serán recopilados. Se debe especificar las reglas para validar, correlacionar y analizar estas métricas. También hay que determinar dónde y cómo se consultará a otros recursos para adquirir información de contexto adicional.

4. Implementar y customizar:

Customizar las herramientas de BAM puede ser una tarea compleja. Hay que definir dónde y cómo serán monitoreadas las áreas problemáticas; especificar las reglas de filtro y análisis; identificar los individuos que recibirán alertas y los métodos de notificación; y por último, instalar los tableros de mando y otros medios de reporte. De acuerdo con los resultados iniciales, se puede afinar el sistema para generar la cantidad correcta de alarmas con el nivel preciso de detalles.

El Futuro de BAM

Las compañías de manufactura han usado durante años software similares a BAM para solucionar problemas en sus líneas de producción, al igual que algunas empresas de tarjetas de crédito, las cuales buscan detectar alguna transacción fraudulenta. Sin embargo, con las nuevas soluciones de BAM un amplio espectro de organizaciones está monitoreando sus procesos y eventos operacionales. A juicio de algunos expertos, esto significa que hoy los ejecutivos y gerentes entienden que la gestión del negocio exige más que una administración de las transacciones del negocio, como aún lo siguen haciendo algunas aplicaciones de negocio estratégicas, como el SCM o el CRM. Hoy los gerentes necesitan conocer los acontecimientos o actividades que suceden antes o durante el curso de las mismas transacciones.

Como cualquier tecnología emergente, BAM tiene por ahora sus limitaciones. Aunque, en teoría, BAM puede supervisar teóricamente eventos en todo tipo de procesos, la oferta actual todavía se centra preferentemente en algunos procesos e industrias. Tiene una alta sinergia con las soluciones de Gestión de Procesos de Negocios (BPM), por lo que ha comenzado a converger con ese mercado y se despliega a menudo como parte de grandes implementaciones de BPM.

En términos de funcionalidades, BAM tiene más campo común con las herramientas de business intelligence, pues parte de su valor es el análisis inteligente de eventos, más que la definición y establecimiento de un "workflow", que es una función más propia de BPM. Por ahora, con muchas soluciones de BPM incorporando capacidades de BAM, es difícil saber si esta tecnología llegará a ser completamente independiente, aunque si se piensa desde el punto de vista de las necesidades de las organizaciones, lo más probable es que así sea.