Estos portales o tableros de información ejecutiva contribuyen a mejorar la gestión en las organizaciones, proveyendo a los gerentes información relevante sobre la marcha del negocio en un formato intuitivo y con una interfaz simple. Correctamente diseñados, los dashboards ofrecen un rápido retorno sobre la inversión (ROI).

La toma de decisiones requiere hoy más que nunca de información. Sin embargo, el volumen de datos a los que puede acceder un gerente al interior de su organización puede ser enorme. Asimismo, para mejorar la gestión de una empresa, un ejecutivo no sólo debe tomar decisiones apropiadas sino también veloces, ya que eso puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de su gestión.

En ese contexto, los directivos de empresas requieren hoy de información específica para su gestión, que les facilite la toma de decisiones. Este tipo de información se conoce como "Indicadores Clave de Rendimiento" (KPI - Key Performance Indicators) y se caracterizan por permitir a la gerencia conocer el estado de los procesos críticos del negocio. Se trata de mediciones basadas en eventos y correlaciones entre las tareas productivas y operaciones de una empresa, como las que normalmente deben ejecutarse en un período de tiempo o un plazo máximo.

A través de los KPI's, y con el apoyo de herramientas de Tecnologías de la Información (TI), es posible efectuar un verdadero monitoreo del negocio a través de datos provenientes desde múltiples repositorios y aplicaciones, los cuales son presentados al usuario final (el gerente) en la pantalla de su computador en tiempo real. Generalmente, las herramientas para acceder a esta información se caracterizan por utilizar imágenes que simulan un tablero de automóvil, con figuras similares a velocímetros, además de gráficos y tablas, por lo que se conocen como "dashboard" (que es el nombre en inglés del tablero de los automóviles)

Información Ejecutiva

Los dashboards, o portales ejecutivos, son un estilo de interfaz de usuario diseñada para distribuir información sobre el estado del negocio a personas específicas dentro de la empresa, representándole dichos antecedentes típicamente con KPI's y vínculos a reportes relevantes. Las señales y gráficos usados buscan captar la atención visual del usuario informándole de tendencias, cambios o excepciones.

Los portales empresariales basados en la Web son ambientes ideales para desplegar dashboards y distribuir información contextual anexa, como noticias relevantes y acceso a documentos. Los dashboards definen los derechos de acceso de los usuarios en términos de los roles que cada uno juega al interior de la organización, cada pantalla está orientada a un usuario diferente.

Excepto por el aspecto Web, los dashboards son un descendiente directo de los sistemas de información ejecutiva que iniciaron muchas de las técnicas de visualización actuales. Con las mejoras de las capacidades de distribución de información de la Web, los portales ejecutivos alcanzan hoy a un universo mayor de personas en cada organización.

Dashboards y Scorecards

En el mercado de las soluciones de inteligencia de negocios y de BPM (Business Performance Management), que es donde más se habla de los portales ejecutivos, ha existido, en algunos niveles, cierta confusión entre los términos "dashboard" y "scorecard". Esto, especialmente a partir del discurso de algunos proveedores interesados, como es lógico, en promover sus productos y manifestar la superioridad de los mismos respecto de los de sus competidores.

Puede decirse que los scorecards corresponden a aplicaciones de BPM (Business Performance Management). Éstas, según IDC, son "aplicaciones analíticas cruzadas que definen, miden y analizan la estrategia de negocios de acuerdo a los KPI's". El más famoso de ellos es el Balanced Scorecard (BSC) de Kaplan y Norton, que incorpora una metodología de negocio para definir y relacionar indicadores de desempeño financieros y no financieros. Estas aplicaciones analíticas manejan los KPI's y relaciones causales, soportando los procesos y ciclos de medición y gestión de la ejecución de las metas estratégicas en la organización.

Y, aunque efectivamente las aplicaciones analíticas BPM, como los scorecards, pueden incorporar dashboards para mostrar y comunicar información, la interfaz de éstos en sí misma no es una aplicación, careciendo además del proceso de soporte crítico para el monitoreo del desempeño del negocio, su análisis y eventual corrección.

¿Para Qué Sirven?

Los dashboards contribuyen a mejorar los recursos de información al interior de las organizaciones, proveyendo a los tomadores de decisión datos claros, en un formato intuitivo y en una interfaz simple. Los portales ejecutivos correctamente diseñados, optimizan la gestión empresarial y poseen un muy rápido retorno sobre la inversión (ROI).

Como ejemplo, veamos el caso de un dashboard orientado a las ventas. Éste debería permitir a los gerentes visualizar información sobre tendencias en este campo, como los mejores clientes, productos y personal comercial (vendedores), medidos por ingresos, unidades, márgenes y zona. A su vez, el personal de ventas podría usar un dashboard para identificar oportunidades de negocio, como ventas cruzadas, frecuencia y potencial de crecimiento de productos y márgenes con sus clientes actuales.

Los datos del dashboard se obtienen desde diversos repositorios, como los sistemas empresariales ERP (Enterprise Resource Planning) de la organización o bien de algún datawarehouse. Los arquitectos de información deben entender cómo y desde dónde están viniendo los datos que se visualizarán en el dashboard, ya que si la información es accesible plenamente y fluye en tiempo real definirá el impacto del tablero en el manejo del negocio.

Los portales ejecutivos más robustos incorporan además una serie de funcionalidades complementarias muy importantes, como la integración con otros sistemas relacionados con el negocio, como correo electrónico, campos de noticias, información de contexto, etcétera.

Un aspecto interesante es que los nuevos dashboards no sólo son para los directores de empresas, sino también para los responsables o gerentes de áreas, ya que con estos portales ellos -o cualquier empleado si es necesario- pueden tomar mejores decisiones para cumplir con sus objetivos específicos. Esto es especialmente atractivo para algunas organizaciones interesadas en que cada área pueda ir estableciendo controles de los recursos invertidos, haciendo que más miembros de la organización puedan preocuparse de las finanzas o gastos en determinados proyectos.

Mejores Decisiones

Los dashboards deben realizar las siguientes tres tareas:

Primero, deben responder a preguntas fundamentales acerca del negocio o unidad de la empresa, como por ejemplo: ¿han aumentado las ventas este mes?, ¿cuánto vendíamos el año pasado en esta fecha?, ¿nuestra fábrica está produciendo lo adecuado para el nivel de ventas?, ¿cómo está el nivel de ganancias comparado con el trimestre o el mes pasado?

Segundo, deben alertar al usuario cuando surge algún inconveniente, especialmente en las áreas de producción o ventas. Así, por ejemplo, el dashboard debe alertar de anomalías en el desarrollo productivo, bajo nivel de ventas, riesgo de no cumplimiento de metas, etcétera.

Por último, el dashboard debe ayudar a tomar mejores decisiones que impacten en el negocio, ya que la información provista por el tablero debe impulsar al gerente o ejecutivo a tomar medidas oportunas de manera de revertir o profundizar una coyuntura negativa o favorable, respectivamente. Así, debe contribuir a que se tomen decisiones como, por ejemplo, aumentar o disminuir el nivel de producción, cambiar o mantener el mix de productos y aumentar la fuerza de venta, entre muchos otros.

Visibilidad de Toda la Empresa

Existen múltiples tipos de portales ejecutivos, los cuales son plenamente personalizables, aunque en general pueden calificarse de la siguiente forma, atendiendo al área que involucran:

Dashboards Ejecutivos: En donde se comparan datos relacionados con objetivos de la empresa y se mide el desempeño organizacional.

Dashboards de Ventas: Se monitorean las cifras de ventas por regiones o unidades operativas, lo cual permite a las organizaciones efectuar una mejor predicción de ellas y aprovechar las oportunidades de negocios y reaccionar de mejor manera ante cualquier problemática eventual.

Dashboards de CIO: Monitorean el funcionamiento de los procesos claves y la disponibilidad de los sistemas críticos a lo largo de la empresa.

Dashboards Financieros: Corresponden al monitoreo de datos financieros desde unidades operativas, permitiendo incrementar la transparencia para los ejecutivos y miembros de directorios.

Dashboards de Soporte al Cliente: Indica cifras relacionadas con el centro de contactos, temas de atención y servicio al cliente, buscando incrementar los niveles de satisfacción.

Dashboards de Cadena de Abastecimiento y Producción: Monitorea y compara en tiempo real la producción con tendencias históricas para poner los eventos actuales en perspectiva de negocios y proveer una vista profunda de las operaciones de las cadena de abastecimiento.