Con un manejo adecuado de la información, las empresas de todo tamaño pueden convertir a sus datos en un recurso estratégico, especialmente si utilizan sistemas de apoyo a la decisión (DSS). Con ellos, a través de sencillas herramientas tecnológicas, los ejecutivos pueden tomar mejores y más oportunas decisiones, simulando escenarios que le ayuden a prever las consecuencias de cada una de sus opciones.

No cabe duda de que la información es vital para cualquier decisión. En el caso de las empresas, sin embargo, muchas veces las organizaciones viven la paradoja de contar con muchos datos pero información insuficiente, lo cual afecta la gestión en sus distintos niveles.

La dependencia entre información y la calidad de la toma de decisiones es fundamental, es decir, entre más eficiente sea la información disponible más eficientes y oportunas serán las decisiones, siempre a partir del análisis y la evaluación de quien debe resolver problemas cotidianos en el marco de su gestión.

Actualmente, existen diversos sistemas de información para cumplir este objetivo dentro de las empresas. Aunque es importante considerar que no siempre los sistemas de información estuvieron vinculados al uso de tecnología, es evidente que hoy la relación entre toma de decisión y herramientas de este tipo es muy estrecha.

Con una fuerte presión competitiva y la necesidad de tomar decisiones antes que sus competidores, las empresas saben que bien administradas por los sistemas informáticos de una organización, la información se convierte en un recurso estratégico. En ese contexto surgieron los llamados “sistemas de apoyo a las decisiones” o DSS (Decision Support Systems), los cuales con el uso de herramientas de distintas complejidad buscan capitalizar los datos y optimizar el nivel de aciertos de sus ejecutivos, disminuyendo los niveles de incertidumbre asociados a su gestión.

¿Qué son los DSS?

Los DSS, como lo indica su nombre, son sistemas orientados a ayudar a la toma de decisiones al interior de una organización. Se trata de sistemas tecnológicos que han sido diseñados para asistir a los ejecutivos de una empresa y operan a partir de información proveniente de sistemas transaccionales o bases de datos y de modelos cuyo objetivo es resolver una problemática que no se encuentra estructurada.

Desde ese punto de vista, vemos que los DSS, cuyos orígenes se remontan a la década de los 70, deben tener cinco condiciones fundamentales: se trata de sistemas computacionales que ayudan a tomar decisiones, se enfocan a problemas no estructurados (o semi estructurados), requieren interacción (con una persona) y cuentan con datos y modelos de análisis.

Otra elemento importante de los DSS es que no buscan “automatizar” la toma de decisiones, sino apoyar al ejecutivo, quien a su vez debe seleccionar los datos y realizar el análisis final. En efecto, los sistemas DSS se enfocan en los procesos de decisión y no en procesamiento de transacciones, se implantan y modifican rápidamente, por lo que pueden ser construidos por los propios usuarios con herramientas muy sencillas en la mayoría de los casos.

Por otro lado, entendiendo a los DSS como un concepto general, existen varios sistemas enfocados a problemas distintos, como los sistemas MIS (Management Information Systems), los ES (Expert Systems),  las Redes Neuronales, los sistemas EIS (Executive Information Systems), los sistemas ESS, etcétera. Todos ellos involucran apoyo a la toma de decisiones, pero apuntan a resolverlos en distintas instancias dentro de la organización. En este sentido, si bien los sistemas DSS pueden ser utilizados por la alta gerencia, algunos consideran que se orientan más bien a niveles tácticos al interior de la organización.

Características Esenciales

Atendiendo a la orientación que posean los DSS pueden clasificarse en tres grandes grupos: orientados a datos (recuperan, analizan y validan información); orientados a modelos (con simulaciones paramétricas y la ejecución de modelos de optimización); y orientados a la presentación (los conocidos como sistemas de información ejecutiva).

Un DSS debe permitir manipular datos con la finalidad de poder relacionarlos y presentarlos para visualizar tendencias, posiciones y ubicaciones con respecto a un plan previo, con el fin de tener el máximo de elementos para tomar una decisión acertada. Este aspecto es muy relevante, ya que un DSS se basa en modelos, los cuales deben permitir al ejecutivo simular escenarios posibles ante sus decisiones, contando con las alternativas para prever resultados a partir de ellas.

Algunas aplicaciones más comunes de los DSS son: análisis de ventas, presupuestos, análisis financiero y de costos, evaluación de proyectos, análisis de mercado, análisis de rentabilidad de clientes, simulaciones, evaluaciones de empresas, etcétera.

A nivel de herramientas, los sistemas DSS dependen de una base de datos como fuente de información, pero se distinguen de otros sistemas como los MIS, porque ponen el énfasis en el soporte en cada una de las etapas de la toma de decisiones. Asimismo, los sistemas DSS pueden operar con aplicaciones sencillas, como las conocidas planillas de cálculo (Excel), browsers, aplicaciones del tipo Lotus, sistemas de reportes, paquetes estadísticos y  herramientas de query, entre otras.

Desde esa perspectiva, los sistemas de apoyo a la decisión no requieren de tecnologías muy complejas y pueden aplicarse perfectamente desde una pequeña o mediana empresa hasta en grandes corporaciones.

Beneficios de los DSS

Los beneficios de los sistemas de apoyo a la decisión conllevan muchos beneficios tangibles para las organizaciones, los expertos Olson y Courtney reconocen las siguientes como las más relevantes:

*Mejor uso de los datos.

*Ahorro de costos.

*Mejores decisiones.

*Incrementos de las alternativas examinadas y  uso de análisis de sensibilidad.

*Mejor entendimiento de los negocios, a través de las relaciones que permite a los tomadores de decisiones y que puede ser usado para proveer una vista general del mismo.

*Respuesta rápida a situaciones inesperadas. A través de la revisión de modelos y la vista rápida de cambios.

* Habilidad para hacer análisis temporales.

* Incrementan la comprensión y el aprendizaje, al identificarse los recursos y estimularse los nuevos enfoques.

* Mejora la comunicación al interior de la organización.

* Se optimiza el control, en tanto se cuenta con planes más consistentes y se estandarizan los procedimientos.

* Equipo de trabajo más efectivo.

* Ahorro de tiempos.

En resumen, los DSS cubren una amplia variedad de sistemas, herramientas y tecnologías. Y, aunque algunos consideran que los sistemas de apoyo están siendo reemplazados por las herramientas OLAP (On-Line Analytical Procesing), muchos estiman que representan la opción más válida y vigente para crear conocimiento al interior de organizaciones de todo tipo y tamaño.

Más allá de las diversas teorías, los sistemas DSS son herramientas y, como tales, hacen más simple muchas operaciones y procesos de negocios cotidianos de cualquier organización, aunque eso significa no olvidar que el tomador de decisión es siempre la base para que el instrumento tenga plena utilidad y éxito.