Los sistemas de la integración de los datos del cliente (CDI) juegan un rol gravitante en los negocios actuales, puesto que son el mecanismo corporativo central para capturar y distribuir datos de cliente de manera adecuada. Como otros elementos en la capa de los servicios de una arquitectura moderna de información, un sistema de este tipo debe ser independiente y permitir que los datos estén disponibles para todos quienes los requieran.

Las reglas de negocios son un componente clave en cómo se toman las decisiones en una empresa. En efecto, cada vez que se toma una decisión dentro de una organización es porque se ha consultado reglas definidas, las cuales en muchos casos se encuentran escritas en manuales de políticas que los responsables de decisiones deben conocer para desarrollar su gestión cotidiana. Así, las transacciones son completadas por personas basándose en el conocimiento formal o informal (documentado) de las reglas y políticas de negocio de su organización.

En otros casos, las transacciones son conducidas por reglas de negocios automatizadas, las cuales son confiadas a sistemas de codificación tradicionales o a través de lo que hoy se conoce como un Sistema de Gestión de Reglas de Negocio (BRMS) o Business Rules Management System.

Con la Lógica del Cambio

Los motores de BRMS normalmente están embebidos en aplicaciones verticales de la empresa, tales como los que manejan suscripciones, préstamos, tareas por programar u otras acciones complejas que requieran siempre alguna participación humana.

Las ventajas son importantes, especialmente cuando se trata de hacer cambios. Esto significa que, más que llamar por teléfono a los encargados de informática, las personas del área de negocios pueden trabajar ellos mismos en los cambios que consideren necesarios, porque tienen el control directo de las reglas. Como resultado, se experimenta una reducción de los costos de mantenimiento y una mayor confianza en que las reglas de negocio se ejecutan de acuerdo a lo previsto por la gerencia.

Tradicionalmente, los analistas del negocio tenían una relación mucho más distante con las aplicaciones de la empresa. Incluso si ellos deseaban realizar un cambio, con aplicaciones nuevas o modificar las ya existentes, hacían una petición al departamento de informática, en donde muchas veces ni siquiera se alcanzaba a comprender cabalmente lo que se esperaba, redundando todo en una serie interminable de reuniones para lograr los objetivos. En este escenario, los desarrolladores comenzaban a escribir el código, construyendo reglas de negocio dentro de los componentes de software, corriendo en un servidor de aplicaciones o como parte de los procedimientos almacenados en una base de datos. Luego el equipo de desarrollo probaba el código y los analistas del negocio lo volvían a testar, rechazándolo posteriormente, haciendo nuevos cambios para llegar, siempre en un tiempo mayor al esperado, a un punto de acuerdo. Y eso sucede en muchas organizaciones hasta el día de hoy.

Creando Reglas

Con un sistema BRMS, los analistas del negocio determinan y escriben la lógica del negocio. Todo lo que requieren es escribir una regla. Normalmente, una regla de negocio se expresa, con un “Si”, es decir, si existen tales condiciones, “Entonces” deben ejecutarse tales opciones y/o acciones o bien “en caso contrario”, ejecutarse tales otras. La relación entre esas condiciones y las acciones a tomar crea una regla de negocio, la cual puede o no estar relacionada también con otras reglas. Un sistema BRMS permite que los analistas del negocio puedan ver y entender las reglas sin tener que depender del departamento de informática para realizar las modificaciones.

De esta forma, un sistema BRMS va creando una solución, en la cual se pueden ir incorporando reglas constantemente y hasta que sea posible. La idea fundamental es que cambiando los datos y condiciones se modifica el modo de ejecución y la interacción entre reglas, reduciendo, posteriormente, la intervención humana en la toma de decisiones. Ejemplos típicos de estos casos son las reglas que determinan aprobaciones de préstamos, pólizas de seguros, selección de proveedores para envíos, etcétera.

En términos de costos, un sistema BRMS puede significar ahorrar costos en la gestión del cambio al interior de la organización, aunque eso no significa que no haya que invertir en el desarrollo del sistema mismo y en entrenamiento y capacitación de los usuarios. Tampoco es fácil evaluar a priori cuánto tiempo tomará escribir las reglas de negocio, porque eso dependerá del volumen que se determine en el momento de desarrollarse el sistema, siendo lo más probable que el plazo se extienda a las ideas preconcebidas. Por otra parte, los analistas del negocio pueden enfrentar algunas dificultades en el desarrollo del sistema, por lo cual muchas veces se hace imprescindible la participación de la alta gerencia.

BI y BRMS: Una Unión Fructífera

Históricamente, se ha considerado la Inteligencia de Negocios o Business Intelligence (BI) y los sistemas BRMS como soluciones de análisis y automatización usadas en distintos niveles al interior de las organizaciones. Sin embargo, hoy comienzan a explorarse nuevas posibilidades al hacerlas trabajar en forma conjunta.

BRMS brinda tecnología que contribuye a codificar la lógica del negocio en una forma externa a las aplicaciones. Al mismo tiempo, las reglas de negocio automatizadas brindan a las organizaciones mayor agilidad en la creación y cambios de dicha lógica, la cual se encuentra en constante evolución.

La BI, en tanto, ayuda a entender los datos transaccionales de las organizaciones, incluyendo las transacciones efectuadas por un sistema de reglas de negocio. Operando unidas estas dos soluciones, sin embargo, pueden agregar capacidades significativas a la BI tradicional. Así, utilizando inteligencia de negocios basada en un sistema de BRMS, podrían cambiarse las políticas para modificar la asociación de determinadas reglas y contarse con mejores elementos para analizar el negocio. Por ejemplo, si la aprobación de una solicitud está asociada -entre otros factores- al valor del dólar, al cambiarse esa regla y su asociación, podría irse a la base de datos histórica de las transacciones de un período determinado y conocer cuánto influyó esa variable en la demanda real y las aprobaciones que se cursaron.

Un buen sistema de BRMS puede hacer algo que la mayoría de las herramientas de BI no pueden realizar. Cuando el BRMS toma una decisión (como por ejemplo aprobar una solicitud de un producto o crédito) añade información que describe cómo o por qué se tomó la decisión. Con ella aporta un elemento crítico para justificar o entender una decisión, yendo más allá del tradicional “aprobado” o “rechazado” y entregando mejores condiciones para el análisis, entender e incluso archivar reglas y referencias para el futuro.

De esta forma, las organizaciones pueden superar la brecha entre cómo se cree que deben tomarse las decisiones y cómo son tomadas en la realidad. Otra ventaja es que la inteligencia de negocios basada en un sistema BRMS provee a la organización de un conjunto de reglas de negocio bien definidas y que pueden ser utilizadas en última instancia no sólo para analizar tales decisiones, sino también para reducir el costo y el riesgo asociado a la propia automatización de las decisiones.