Para que una empresa logre eficiencias en su cadena de abastecimiento junto a sus proveedores, se han desarrollado una serie de aplicaciones basadas en la informática, donde sofisticados software, servidores altamente disponibles y una serie de herramientas en línea basadas en Internet conforman el denominado e-procurement.
La mayoría de las empresas modernas, especialmente las grandes, necesitan comprar materias primas para fabricar sus productos, para lo cual establecen un proceso dividido básicamente en tres partes. La primera es el análisis del mercado de proveedores y el diseño de una estrategia, tomando en cuenta los costos y la producción. El resultado de esto es la firma de contratos que perduran en el tiempo.
La segunda fase es el denominado procuramiento o "procurement", que involucra la realización de pedidos, la recepción del producto y la gestión de facturas y sus pagos. Si a esta actividad le agregamos una serie de plataformas y desarrollos tecnológicos basados en servidores, bases de datos y la conexión entre las partes mediante Internet u otro tipo de redes, estamos desarrollando el denominado e-procurement o "procuramiento electrónico". Y la tercera etapa es conocida como post-transaccional y en ella se hace un seguimiento y se realiza una medición de los resultados antes de renovar los contratos.
El e-procurement entonces es la automatización de procesos internos y externos en una empresa, que están relacionados con el requerimiento, compra, suministro, pago y control de productos utilizando Internet como medio principal en la comunicación entre el cliente y el proveedor.
Esta tecnología se relaciona con la administración de la cadena de suministros (Supply Chain Management) y entre sus principales características se puede destacar la utilización de información de requerimientos, inventarios o material en tránsito, a través de una página web.
Para que una solución de e-procurement sea efectiva, debe trabajar en una infraestructura basada en el diseño de la base de datos, definición de niveles de acceso, establecimiento del esquema de seguridad, diseño del front end y experiencia de los usuarios, además de evaluar a los posibles proveedores de tecnologías para ver cuál es la que mejor satisface los requerimientos del negocio en cuestión.
Una vez definido y diseñado el esquema de compras, se debe integrar el sistema para garantizar que el mapa tecnológico de lo que existe con lo que se quiere incluir esté alineado tanto estratégica como operativamente.
Siempre Disponible
En un sistema de e-procurement es fundamental que el flujo de información se realice en tiempo real y permita conocer los datos al instante de producirse algún cambio en las variables de un negocio.
Otra de las ventajas es que se puede acceder a la información desde cualquier punto donde exista Internet sin importar las distancias geográficas o estar fuera de las instalaciones de la compañía.
Además, permite que los datos sean revisados por las personas que previamente han sido autorizadas por el cliente y proveedor para intercambiar la información. Esto es muy importante para mantener la protección a datos estratégicos del negocio y cumple con los parámetros establecidos en las relaciones negocio a negocio (B2B).
Una plataforma de e-procurement proporciona una transmisión rápida, permite el seguimiento de los pedidos y un proceso eficiente de las órdenes de compra y del pago de facturas. Además, ofrece la posibilidad de integrar todos los procesos de la organización, generando una sinergia entre las áreas de la empresa que permite la optimización y rentabilidad de los procesos relativos a la vida de la compañía.
Este modelo representa un cambio dramático hacia el esquema de trabajo tradicional con relación a procesos de compras y abastecimiento. A través de los procesos de e-commerce, se genera un ambiente donde cualquier empresa o gobierno, sin importar su tamaño, puede proveer o comprar mejores productos a un mejor precio, acelerando el proceso de adquisición, el pago de bienes y servicios, y por tanto ayudando a reducir costos, tomar decisiones rápidas y obtener valores agregados.
Además, el e-procurement es uno de los pilares principales para la creación de e-marketplaces, mercados comunes entre una serie de empresas y proveedores que se comunican a través de Internet y forman una verdadera comunidad.
Infraestructura Tecnológica
Dentro de la arquitectura típica de una solución de e-procurement se deben considerar algunos elementos básicos:
Una base de datos con información de los proveedores: Es clave que los administradores tengan toda la información sobre sus proveedores y que sea de fácil acceso.
Catálogos de los productos: Existen algunas compañías que poseen un requerimiento periódico y similar todos los meses. Sin embargo, en la mayoría de las ocasiones, se necesita que además de una base de datos de los proveedores, se incorpore la información sobre sus productos específicos y así revisar qué es lo que falta o qué se requiere según una necesidad específica. Los catálogos se desarrollan con una plataforma de base de datos que es compartida en una red tipo intranet o extranet. En muchas ocasiones además los datos pueden estar conectados a los servidores de los proveedores para visualizar, por ejemplo, el inventario de un producto o el estado del pedido.
Sistema de flujo de procesos: Estas herramientas, que deben ser instaladas en el back office de la compañía, permiten hacerle un seguimiento de manera controlada dentro de la organización. En el fondo es una ampliación del elemento anterior.
Esquema jerárquico de autorización: La información debe ser manejada según las normas y necesidades que la empresa haya previamente establecido y sobre eso se instala un sistema de acceso restringido a los empleados autorizados.
Robusto esquema de seguridad: Una arquitectura informática basada en e-procurement debe poseer en principio políticas de seguridad de datos y accesos al interior de la organización. Además debe contar con un sistema de firewall y accesos restringidos, según el "esquema jerárquico" antes mencionado. Pero además de una seguridad lógica, debe poseer también una seguridad física. O sea, que los servidores que administran e intercambian la información sean "a prueba de fallas", lo que se logra no sólo al tener sistemas redundantes, sino también con UPS previamente diseñada para alta disponibilidad y sistemas de refrigeración a escala de lo que se necesite.
Es muy importante tanto para la empresa "cliente" como para el proveedor, disponer de tecnologías de información que permitan la implementación y funcionamiento adecuado de una herramienta de e-procurement. Ambas necesitan de acceso a Internet y ligar los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI, XML, ASCII) con Internet para mostrar los datos internos de una manera grafica a través de un sitio web totalmente en línea.
Para pequeños proveedores, incluso, no es necesario poseer herramientas como EDI o XML, ya que algunas aplicaciones de e-procurement permiten el suministro de datos de manera directa por medio de Internet, como es el caso por ejemplo, de la plataforma desarrollada en el portal ChileCompra.
Para las grandes organizaciones que cuentan con sistemas de ERP, SCM o CRM, diversos estudios señalan que el e-procurement no sólo optimiza la relación con los proveedores y la compra de los productos y materias primas, sino que además, gracias a las herramientas tecnológicas implementadas, ayuda a la comunicación interna y externa en la organización proporcionando las siguientes ventajas:
Permite el monitoreo del proveedor en tiempo real.
Proporciona información clave del desempeño del proveedor.
Administración de múltiples procesos para órdenes de material.
Administración de inventarios (excesos, establecer niveles mínimos y máximos de inventario)
Permite la administración del transporte de material (logística) al mostrar el estatus en tiempo real del material en tránsito.
Detectar con anticipación problemas potenciales en el suministro de material.
Cabe mencionar que el cliente o la empresa que muestra sus requerimientos e inventarios, es la que necesita una mayor inversión en recursos tecnológicos para lograr el despliegue de la información, así como la que debe tomar la decisión de la aplicación de e-procurement que se adapta a su negocio. Los proveedores solamente monitorean el estado del cliente y manipulan variables como:
Cantidades de material en tránsito.
Guías de rastreo para facilitar la logística del material.
Fecha de embarque.
Promesa de próximas fechas y cantidades de embarque.
En la práctica, las grandes empresas proveedoras de productos para la industria cuentan con más de un sistema que les permite conocer los requerimientos e inventarios del cliente.
Si se toma en cuenta el software necesario para una solución de e-procurement, se debe considerar que deben poseer una serie de características que permitan a la empresa administrar su información y tenerla accesible en cualquier momento, para tomar decisiones y generar reportes.
Actualmente, en el mercado existen varias herramientas destinadas al e-procurement. Algunas de tipo clase mundial se pueden instalar en los sistemas internos. SAP y PeopleSoft, por nombrar algunos desarrolladores, poseen este tipo de soluciones. Por otro lado, se requiere implementar sistemas en línea basados en servidores web, donde aplicaciones apoyadas en herramientas como Microsoft.Net o MySap son ideales para tal función.
Lo importante es que el programa debe incluir al menos sistemas de desarrollo de estrategias de aprovisionamiento, calificación y selección de los proveedores, negociación y administración de contratos, auto-servicio para proveedores, gestión de contenidos, determinación operacional de recursos, abastecimiento (automático o planificado) y el monitoreo de las relaciones entre ambas partes.
Coordinación de Factores
En general, el e-procurement da cabida a la creación de una serie de terminología, basada en las aplicaciones resultantes de la relación cliente/proveedor, como es el caso del eTendering -licitación electrónica (en el caso de entidades gubernamentales)-, el eRFQs (solicitudes de presentación/evaluación de presupuestos), las eAuctions o subastas electrónicas, los eCatalogues, ePayment (pago electrónico), la facturación electrónica y la integración de procesos electrónicos, conocida como "punch-out", entre otros elementos.
En cuanto al hardware, una estrategia de e-procurement, sea cual sea su ámbito de acción, debe estar basada en servidores de alta disponibilidad y redundantes, tomando en cuenta que en muchos rubros es necesario que la información esté 100% disponible para tomar decisiones que tengan relación con la disminución o aumento del abastecimiento de algún bien.
Una solución de tipo clustering, que soporte el seguimiento y transacciones de una plataforma de abastecimiento electrónico es fundamental para este tipo de infraestructura, ya que permite asegurar una mayor fiabilidad en la respuesta y accionar tanto de los proveedores como de los clientes.
Pero el aspecto tecnológico no es el único factor que las empresas deben evaluar antes de implementar una herramienta de e-procurement. El factor humano es parte del éxito en la implementación, por lo que los responsables de esta aplicación deben tener los conocimientos y habilidades que permitan tomar decisiones en base a la información compartida por ambos negocios.
En conclusión, la automatización del flujo de la información, de los servicios y de los bienes a lo largo de toda la cadena de valor, es un requisito fundamental para conseguir el éxito en los negocios. Con una estrategia de e-procurement, una organización puede conseguir una reducción de costos y de ineficiencias con la centralización de todo el proceso de compra, dentro de la cadena de suministro.
En la decisión de informatizar el proceso de compras de una compañía están involucrados una serie de elementos tecnológicos relacionados con el software, conectividad y sistemas de hardware altamente disponibles, ya que justamente esa es la principal característica del e-procurement, estar 100% disponible durante toda la cadena de suministro, tanto para clientes como proveedores.
