El ahorro de costos y de tiempo que permite la digitalización de la facturación al interior de una empresa son innegables, sin embargo no es algo que se pueda desarrollar de la noche a la mañana. Se deben analizar los sistemas informáticos que se poseen con anterioridad, cuál es el tipo de actividad y la forma de validar las transacciones con el SII.

Exactamente 64 empresas ya están facturando de forma digital en Chile. Si bien la cifra aún es pequeña, el potencial de esta tecnología es innegable. Estudios del Servicio de Impuestos Internos (SII) indican que la Factura Electrónica (FE) podría llegar a generar ahorros directos y mínimos por unos US$300 millones anuales, sólo en el proceso de facturación, cifra equivalente al 0,5% del PIB o, al 33% del total de la inversión anual en tecnología de la información y comunicación (TIC) que se realiza en Chile.

El objetivo de este sistema es simplemente otorgarle validez legal tributaria a la factura electrónica como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y reemplazar con ello las facturas de papel que obliga a utilizar la actual normativa. Sin ir más lejos, la Cámara de Comercio de Santiago (CCS), una de las primeras entidades en implantar la FE dentro de sus sistemas y servidores de contabilidad, se ha ahorrado entre un 25% y 30% en gastos de cobranza, mensajería física, impresiones y almacenaje.

Para esto, más que un buen ERP que administre, entre otras cosas, la contabilidad interna, se requiere de una implementación de herramientas de software que intercambien documentos electrónicos con la plena confianza de los usuarios, acerca de la identidad de los emisores y la integridad de los datos que contienen. Una vez instalada la solución, el SII autoriza emitir no sólo las facturas electrónicas propiamente tales, sino también Notas de Crédito y Débito, Guías de Despacho, Facturas Exentas y Boletas de Servicios Periódicos.

In house o outsourcing

A diferencia de otros avances tecnológicos del Servicio de Impuestos Internos como la Operación Renta a través de Internet o el pago de IVA Mensual, en el caso de la FE, la entidad no ha desarrollado un software gratuito para los contribuyente de primera categoría, sino que sólo norma las condiciones que deben cumplir los programas informáticos para emitir documentos tributarios válidos y el formato de éstos mismos.

Los contribuyentes podrán desarrollar su propio software o adquirirlo con alguna empresa de servicios de consultoría, el cual debe ser validado, como se verá más adelante. También la empresa debe elegir si prefiere instalar la aplicación de FE en una modalidad in house, o sea con un manejo interno, o mediante outsourcing, donde a través de Internet se maneja todo de forma remota. En este último caso, la solución de un ASP (Active Server Pages) puede ser bastante conveniente.

En términos generales el desarrollo de un software que permita la incorporación de FE al interior de una empresa no es complicado. Al igual que muchas herramientas financieras y de contabilidad necesita un servidor, con sus respectivas aplicaciones y un motor de bases de datos.

La mayoría de las empresas que actualmente está operando con FE ocupa sistemas que se encargan de procesar la información de forma remota. La masificación y simpleza de estas soluciones son muy útiles a la hora de emitir y recibir facturas de forma digital. También existe la posibilidad de administrar documentos y transacciones a través de una solución de portales, que pueden instalarse sobre una Intranet, una Extranet o simplemente a través de Internet, mediante sistemas de seguridad como passwords o llaves digitales.

El DTE

El software debe permitir conectarse con los ERP (Entreprise Resoruce Planning) de los emisores y receptores de FE, convirtiendo sus archivos de compra/venta en Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), los que puedan ser entendidos y aprobadas por el SII. El sistema sólo necesita que el ERP le entregue como Input los resultados de la facturación para preparar la FE, firmarla, ponerle el timbre electrónico y enviarla a la entidad tributaria. Y de vuelta, realiza el proceso inverso: valida la firma, lee el archivo que corresponde y lo transforma en el formato que necesita el ERP para ingresarlo al sistema interno de la organización.

En algunos casos se utilizan aplicaciones que permiten "mapear" el spool de impresión emitido en el ERP y convertirlo en un archivo XML, que es el que se puede trabajar en webservers, archivos PDF o integrarlos directamente a una aplicación de base de datos en el software de contabilidad del emisor o el receptor.

Existen básicamente dos formas en que se generan las facturas (en este caso, electrónicas), según la actividad o mecánica de la organización correspondiente. Por un lado hay un tipo de facturación on demand, que es instantánea y necesita de una aprobación y emisión inmediata. En este caso, se encuentran por ejemplo las empresas que atienden público en mesones. Por otro lado, existe una generación tipo batch (por lote), propia de las empresas de servicios, en donde en una determinada fecha se obtiene toda la información de contabilidad y se genera un documento.

Ambas tiene tratamientos distintos, pero es un tema crítico en las del tipo on demand, ya que se necesita que el servidor haga un envío instantáneo no sólo al SII, sino también al receptor de la factura que requiere su despacho instantáneo.

Inversión

La inversión necesaria para instalar una aplicación de facturación electrónica variará según el tamaño de la empresa y su nivel de ventas, que influye en la cantidad de documentos tributarios que se generarán. Usualmente, la licencia fluctúa entre US$3 mil y US$15 mil según el tamaño de la organización y el tipo de aplicación.

En el caso de la implementación propiamente tal, también dependerá si se aplica de forma directa a la plataforma informática y contable de la empresa o si funcionará de manera externa (por ejemplo en modalidad de arriendo o ASP). Tomando en cuenta las experiencias de las empresas que ya han desarrollado FE se podría decir que la inversión en este caso fluctúa entre US$4 mil y US$ 40 mil, dependiendo nuevamente de la actividad de la organización.

Todo estos precios parten de la base de que la empresa ya posee un software de gestión en el cual están vertidos los datos de facturación. Sin embargo, si no lo tiene, existen dos posibilidades: desarrollarlo o simplemente utilizar los servicios de FE de forma externa, el cual le genere reportes periódicos o en línea que pueden ser visualizados desde la web.

Despacho y Recepción

Como vimos en el punto anterior, existe un despacho en línea y otro diferido hacia la empresa receptora de la FE. En ambos casos el SII considera que cualquier documento tributario digital debe entregársele a través de Internet antes de:

a) El transporte de mercaderías.
b) El envío del documento al receptor electrónico
c) La entrega de su representación impresa al receptor no electrónico.

En el caso de productos que sean transportados con una guía de despacho general, utilizada sólo para respaldar el transporte y que se entregue en las instalaciones del receptor con otro DTE, el emisor electrónico tendrá un plazo máximo de 12 horas, contadas desde la entrega real de las especies, para enviar al SII el DTE correspondiente a la entrega efectuada.

La solución informática para despacharle la FE al SII está prácticamente resuelta con anterioridad si es que la empresa tiene certificada sus documentos electrónicos en dicha entidad tributaria. En cuanto al despacho hacia el cliente o usuario existen varias herramientas de "mensajería". En empresas que poseen ya un software de clase mundial instalado, la conversación entre ERP - Software de FE - ERP no debería revestir de problemas si es que está todo homologado.

El problema es para los clientes finales que no poseen grandes sistemas informáticos, que en definitiva son los que el SII espera lograr la masificación de la FE. El despacho del documento electrónico en este caso se puede realizar simplemente por el envío de un correo electrónico, en donde se adjunta el documento XML de la FE (el original del documento), un archivo de extensión PDF e incluso un enlace a una visualización web del documento electrónico. Otra opción sencilla en este caso es comunicarse directamente con el webservices que tenga el cliente. En todos estos casos el receptor puede imprimir la factura en una simple hoja blanca -en el caso de que necesite archivarla- o simplemente guardarla en datos de cómputo.

Aquí desaparece el concepto de la "copia", todos son "originales". Mediante el proceso de facturación electrónica se logra una imagen, un archivo que se puede imprimir las veces que se quiera. Todos originales o todos son copias. Se podría decir que el original se produce cuando se envía al SII a través de Internet el primer resultado de la facturación, que es conservada en los servidores de la entidad.

Yendo aún más lejos, con la aplicación de emisión y despacho de facturas electrónicas se puede personalizar el envío de estas, creando mediante sencillas aplicaciones distintos look and feel para los jóvenes, las mujeres, etc. Incluso, la organización pueden implementar una solución de CRM (Customer Relationship Management) para el tema de la FE, especialmente las que trabajan en el rubro servicios (telefónicas, gas, electricidad, etc.); o bien, desarrollar y potenciar marketplaces, en el caso de que sea una empresa con muchos proveedores.

Certificación del SII

Una vez instalado el software de Factura Electrónica, su funcionamiento debe ser validado por el SII. Este proceso de "autorización" se le realiza a la empresa que facturará de forma digital y no a la aplicación en sí, sea esta desarrollada internamente o comprada como producto empaquetado. Para eso, la organización debe "postular" a la entidad tributaria a través de un representante legal en el sitio web del SII (www.sii.cl), ingresando algunos datos de contacto e informando quién actuará como Usuario Administrador de Documentos Tributarios Electrónicos al interior de la empresa.

Habiéndose aceptado la postulación del contribuyente, se le entrega la dirección del ambiente de pruebas y certificación del SII, en la cual se puede simular las veces que se quiera un proceso de facturación a través de medios electrónicos "point to point", para así ir depurando las diferentes aplicaciones. En ese punto, el ERP o los datos obtenidos de este sistema por medio de webservices (o incluso un ASP externo) se comunican con el sistema de certificación de la entidad tributaria, mediante la validez de la firma digital, que es el concepto en el que está basada la FE.

Una vez terminadas las pruebas, el postulante debe efectuar una declaración en donde señala que fueron exitosamente efectuadas y que cuenta en su plataforma informática con los procedimientos y condiciones solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente DTEs.

Beneficios

Es más barato hacer una copia digital de una factura que mandar a imprimir un talonario completo. Eso es una conclusión lógica. En cuanto a los beneficios productos de la implantación de una solución de FE, se logran bastantes ahorros en la distribución de los documentos, ya que el envío de documentos por mensajería tradicional es un tema sin importancia, porque se puede imprimir en cualquier parte.

Pero el desarrollo de la FE no sólo trae como beneficio una baja en el coste por concepto de contabilidad y papelería en el interior de las empresas. Este ahorro es casi accidental, tomando en cuenta el cambio de modelo de negocios que significa una mayor digitalización de las transacciones.

Al involucrarse en un proyecto de facturación electrónica, las empresas rápidamente comienzan a mejorar otros procesos contables que redundan en una mejor gestión administrativa del negocio desde un punto de vista global. La FE es sólo el comienzo de una serie de mejoras, en donde el tema de la implementación tecnológica y de la "despapelización" de la contabilidad pasa a ser, con el tiempo, algo totalmente normal, al igual como sucede en países como Estados Unidos, donde ya el 40% de las empresas utilizan este sistema para facturar.

Es más, en varias empresas de las que actualmente ya utilizan este sistema, la digitalización de la facturación les ha permitido generar datos y reportes basados en sus ERPs, utilizando los srvers que administran, envían y reciben los DTE. Así por ejemplo una dirección puede analizar rápidamente el comportamiento de un cliente, de un proveedor o un usuario.

En cuanto al proceso contable al interior de una empresa, el SII obliga a las empresas o exportadores que poseen créditos de IVA anuales superiores a $250 millones, presentar una vez al año una Declaración Jurada que contendrá un Resumen Anual, con el IVA que afectó a las compras de bienes. Pero la norma detalla que los contribuyentes que presenten su información electrónica de Compras y Ventas vía Internet dentro del plazo establecido, estarán eximidos de tal obligación.

Desde un punto de vista más generalizado, se produce un beneficio escalable en diferentes áreas productivas de un país, ya que las grandes empresas, al subirse al carro de la FE, fuerzan a sus proveedores (muchas veces Pymes) a hacer lo mismo. Un ejemplo claro son las compañías relacionadas con el retail como supermercados y multitiendas. En definitiva,la FE es el dedo que gatillará una verdadera revolución en la forma de hacer negocios en Chile.

Pasos del Proceso de Certificación

1. Set de Prueba asignado por el SII: El paso de Set de Prueba es la recepción en el SII, sin rechazos ni reparos, de un envío de documentos que el postulante construye sobre la base de un archivo con datos de prueba que el SII genera en forma única para cada Postulante, en función de su giro y de los documentos que desea certificar.

2. Simulación: La simulación es una etapa que contempla la generación de un envío, recibido en el SII sin rechazos ni reparos, de cierto número documentos con datos representativos, paralelos de la operación real del contribuyente que desea certificarse.

3. Envío de Muestras de Impresión: Esta etapa considera la entrega al SII de un conjunto de documentos impresos de acuerdo a la normativa y que incluyan el timbre electrónico en representación PDF417. Estos se podrán entregar en un archivo con imágenes según especificación del SII.

4. Intercambio de Información: En esta etapa el SII envía documentos tributarios electrónicos al contribuyente postulante para comprobar que éste entrega un acuse de recibo y la aceptación o rechazo de los documentos enviados, de acuerdo a las definiciones que el SII ha establecido para el intercambio de información entre contribuyentes autorizados.

5. Declaración de Cumplimiento de Requisitos: Una vez realizadas correctamente todas las pruebas de Certificación el contribuyente deberá declarar en el web del SII que cuenta con la implementación de procedimientos formales y establecidos, que podrán ser auditados por el SII.

6. Autorización del Contribuyente: Si todas las pruebas de certificación se completan exitosamente, y el Postulante efectúa la declaración de cumplimiento de Requisitos, el SII emitirá una Resolución que autoriza al contribuyente a operar con Documentos Tributarios Electrónicos y lo registrará en su ambiente de Producción para que comience a generar documentos tributarios electrónicos legalmente válidos a partir del período tributario indicado en dicha Resolución.