El ahorro de costos y de tiempo que permite la digitalización de la facturación al interior de una empresa son innegables, sin embargo no es algo que se pueda desarrollar de la noche a la mañana. Se deben analizar los sistemas informáticos que se poseen con anterioridad, cuál es el tipo de actividad y la forma de validar las transacciones con el SII.

En términos generales el desarrollo de un software que permita la incorporación de Factura Electrónica al interior de una empresa no es complicado. Al igual que muchas herramientas financieras y de contabilidad necesita un servidor, con sus respectivas aplicaciones y un motor de bases de datos. Los contribuyentes podrán desarrollar su propio software o adquirirlo con alguna empresa de servicios de consultoría. También debe elegir si prefiere instalar la aplicación de Factura Electrónica (FE) en una modalidad in house o mediante outsourcing (por ejemplo mediante ASPs)

El software debe permitir conectarse con los ERP (Entreprise Resoruce Planning) de los emisores y receptores de FE, convirtiendo sus archivos de compra/venta en Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), los que puedan ser entendidos y aprobadas por el SII. El sistema sólo necesita que el ERP le entregue como Input los resultados de la facturación para preparar la FE, firmarla, ponerle el timbre electrónico y enviarla a la entidad tributaria. Y de vuelta, realiza el proceso inverso.

Existen básicamente dos formas en que se generan las facturas (en este caso, electrónicas), según la actividad o mecánica de la organización correspondiente. Por un lado hay un tipo de facturación on demand, que es instantánea y necesita de una aprobación y emisión inmediata. En este caso, se encuentran por ejemplo las empresas que atienden público en mesones. Por otro lado, existe una generación tipo batch (por lote), propia de las empresas de servicios, en donde en una determinada fecha se obtiene toda la información de contabilidad y se genera un documento.

La inversión necesaria para instalar un a plataforma de FE fluctúa entre US$3 mil y US$15 mil en el caso de la licencia y entre US$4 mil y US$ 40 mil, respecto de la implementación. Todo dependiendo del nivel de facturación y actividad de la empresa.

Una ves instalado el software, viene un período de pruebas en que la empresa realiza simulaciones de facturación con el SII. Cuando estos son totalmente exitosos, la entidad tributaria autoriza a la empresa a funcionar con FE.

En cuanto a los beneficios, se logran bastantes ahorros en la distribución de los documentos, impresión y mensajería. Sin embargo, esta mejora es casi accidental si toma en cuenta que la incorporación de FE al interior de una empresa, logra la digitalización de una serie de procesos que finalmente, benefician a diversas áreas y redunda en el negocio.