Agendas compartidas, trabajos grupales y ahorros considerables en comunicación interna son los resultados de una buena implementación y utilización de la mensajería al interior de una empresa. Aquí las claves para lograrlo.

La actual mensajería electrónica es fundamental para trabajar en conjunto al interior de una empresa, ya que permite la colaboración en línea entre empleados en pos de los objetivos corporativos.

Pero los servicios de mensajería utilizados en empresas y organizaciones no sólo requieren de un enlace para que los usuarios estén en línea, sino también de una óptima infraestructura de hardware y software que sostenga de forma óptima las comunicaciones.

Las soluciones también involucran todos los elementos referidos a la conexión, ya sea vía Internet o la red corporativa de los clientes, el intercambio de mensajería con usuarios locales o externos (Internet) y lo necesario para evitar los ataques de virus y correos no deseados (spam).

Entre las herramientas más básicas que encontramos en servicios de mensajería están por ejemplo: Agendas compartidas; libretas de direcciones compartidas, tanto personales como grupales; Mensajería instantánea (chat), Realización de trabajos grupales en torno a proyectos, con personas internas y externas de la compañía y Creación de aplicaciones que ayudan con la eficiencia grupal de trabajo (workflow),entre otros elementos.

Según Patricio Durán, subgerente de Servicios Profesionales TI de CIENTEC Integración, además de los objetivos comunicacionales, la mensajería electrónica es un elemento fundamental para el apoyo al negocio de las empresas. "La mensajería logra el intercambio de información en forma expedita para apoyar la toma de decisiones. Por lo tanto, su importancia dependerá del nivel de las personas que intercambien la información", explica el ejecutivo.

También es importante contar con sistemas de respaldo, ojalá redundantes, principalmente para la información de las casillas de correo. Existen una infinidad de sistemas y formas de backup, pero por lo general se utiliza una mezcla de varios de ellos.

La mensajería es una herramienta muy útil para el funcionamiento de la empresa, sin embargo puede convertirse en una espada de doble filo si no existen ciertas normas con respecto a su uso. Así por ejemplo, existen organizaciones sumamente restrictivas, que prohíben la mensajería instantánea e instalan sistemas de vigilancia en los clientes de correo electrónico de sus empleados; como otras que son un ejemplo de laissez-faire (dejar hacer) informático y promueven el uso de la mensajería instantánea en todos los rincones de la organización.