MANAGEMENT

Activity Based Managment (ABM)

Menos Costos y Más Valor para las Empresas

Hoy por hoy, cuando aumentar ganancias se torna cada vez más difícil y los costos que son simples de bajar ya se han reducido al máximo, la gestión basada en las actividades es la mejor salida para reducir gastos y mejorar el valor agregado de los productos o servicios entregados a los clientes.

La apertura de los mercados, los ciclos de vida cada vez más cortos de los productos, los clientes más exigentes y la competitiva globalización han hecho que el mundo empresarial tenga que batallar como nunca antes se había visto. Y la sobrevivencia no sólo exige el desarrollo de productos innovadores, sino que también la eliminación de esfuerzos inútiles.

Una gran herramienta para  ayudar a las empresas en su gestión es el Activity Based Management (ABM), una solución que forma parte de la familia de aplicaciones de gestión financiera de Business Intelligence (BI), que soporta todo tipo de metodologías contable en cualquier industria.

En palabras simples, el ABM es un sistema de análisis y gestión de costos que se basa en la información sobre las actividades desarrolladas por la empresa y que, de esta forma, permite mejorar el valor de los productos o servicios recibidos por los clientes y también el beneficio alcanzado al proporcionar este valor.

La Información es Poder

El sistema ABM es a la vez una evolución y un complemento a la contabilidad tradicional, ya que consigue aportar una imagen mucho más completa de los costos y beneficios de una empresa y de su estructura operativa.

De esta manera permite tomar decisiones de negocio basadas en el verdadero conocimiento de cuáles son los segmentos de negocio que resultan más ventajosos y cuáles no. Las empresas claramente pueden identificar, calificar y clasificar las actividades que generan el consumo de costos vinculados a su cadena de valor, lo que hace de esta herramienta una clave para la toma de decisiones.

En este sentido, el Activity Based Management puede ser determinante para mejorar la posición de la empresa en el mercado así como su capacidad estratégica, ya que le muestra cómo deben desplegarse los recursos para favorecer las actividades que proporcionan valor económico a los productos o servicios de esa compañía.

Uno de los mayores beneficios que puede brindar, es que entrega una explicación de cómo clientes, canales y productos consumen actividades y costos.

El cambio de mirada de que no es el producto quien consume costos, sino que las actividades implícitas en su proceso de producción y el no establecer cálculos o cuotas estándares de imputación por producto permite a la larga poder fijar de manera más exacta el Costo al Producto.

Y hay que tener en cuenta que las actividades no sólo generan y consumen costos, sino predisponen al cliente a pagar por el producto o servicio, en función de cualquiera de las actividades identificadas en la cadena de valor, ya se trate de las etapas de investigación y desarrollo, innovación y diseño, producción, comercialización o distribución y servicio al cliente. La clasificación de actividades no sólo permite identificar lo que el cliente desea sino también lo que esté dispuesto a pagar, es decir, satisfacer sus necesidades. En este sentido, la agrupación de costos por actividades facilita la visualización de oportunidades para reclasificar gastos improductivos hacia rubros productivos.

Esta sencilla vista puede transformar una organización. Incluso cuando el ABM se integra con el sistema de administración puede servir como una poderosa herramienta no sólo para mejorar productos y servicios, sino también procesos y estrategias de marketing.

Detalle a Detalle

La innovación y el desarrollo de nuevos productos requieren reconocer las actividades que añaden valor a fin de que la gestión estratégica de costos pueda apoyar a la fijación de precios más justos al producto y al mismo tiempo tener una visión más exacta del origen de la rentabilidad generada en la empresa. Cuando se posee esta información derivada de la posibilidad de identificar las unidades que generan ganancias es más factible desarrollar estrategias competitivas basadas en los costos.

Las herramientas tecnológicas están para ayudar al negocio de una compañía y en este sentido el Activity Based Management no sólo entrega información detallada, sino que también permite crear y compartir información entre diferentes usuarios, sin tener que implantar soluciones específicas para cada uno, simplificando las herramientas y logrando rendimientos y fácil acceso a los datos. Previendo acciones de futuro, esta tecnología no sólo determina los procesos de negocios que conducen a los costos y muestra cómo es posible controlarlos, sino que sobre todo es un apoyo fundamental para predecir las necesidades de recursos y de costos a medio y largo plazo.

Además, la rapidez que con esta información está disponible ayuda a la toma decisiones y a aprovechar importantes oportunidades que sólo pueden ser detectadas si los datos están diariamente actualizados, en un sólo repositorio y presentados de manera sencilla.

De esta forma, la implementación del ABM contribuye a la modernización de la organización, ya que se minimizan las actividades sin valor agregado y se mejora la capacidad de lograr los objetivos de la empresa mediante un nuevo despliegue de actividades con valor agregado.

Todos Alineados

El tema está creciendo a pasos agigantados y cada vez más directivos, empresas e instituciones son conscientes de sus ventajas y adoptan este tipo de herramientas para la toma de sus decisiones estratégicas.

Los beneficios saltan a la vista, pero hay que tener en cuenta que este método de análisis exige un cambio cultural en la organización donde es fundamental tener una visión completa de cómo la organización desarrolla el negocio. Esto implica un cambio del modelo de gestión que lleva a abandonar la visión funcional tradicional de la estructura organizacional (por departamentos) hacia una que facilite la visión "cross funcional" (interrelacionada) o Visión de los Procesos de Negocio.