Los Application Service Providers son la evolución más moderna del outsourcing tecnológico. Gracias a estas soluciones, una empresa no necesita instalar grandes servidores y complicados software para ciertos aspectos de funcionamiento. Mejor dejarlo en manos expertas y acceder a la información y aplicaciones de forma remota.

Hace unos 15 años, para una empresa pyme, e incluso para algunas más grandes, era bastante costoso adquirir equipos informáticos y software para efectuar las tareas comunes de contabilidad, inventarios y finanzas, entre otras funcionalidades. Debido a esto existían una serie de compañías que literalmente prestaban servicios de procesamiento de datos de forma externa.

Utilizando esa misma lógica de "outsourcing tecnológico", hoy aparecen lo que el mercado ha llamado ASP (Application Service Providers o Proveedores de Servicio de Aplicación). Su función es la misma, básicamente proveer los medios para el procesamiento de información en instalaciones remotas a las empresas. Sin embargo, la tecnología de Internet hace que se borren los inconvenientes que tenía la forma de prestar el servicio hace años, como el traslado de información física de un sitio a otro, la impresión de informes (único medio de entrega de resultados al cliente) y la manipulación de datos por parte de terceros.

Los ASP son empresas que arriendan la funcionalidad de software a través de Internet o redes privadas. Este modelo de distribución de funcionalidad (en vez de entregas de aplicaciones para ser corridas en los equipos de los clientes) es relativamente nuevo, ya que poseen alrededor de 5 años en el mercado tecnológico.

IDC prevé que el gasto mundial en servicios ASP aumentará exponencialmente hasta llegar a los US$23.900 millones en 2005, mientras que las ganancias para las empresas ASP alcanzarán un valor de US$8.000 millones en 2007. Es más, tomando en cuenta la relevancia que han logrado aplicaciones basadas en web servers bajo modalidad de ASP como ".NET" de Microsoft, han comenzado a aparecer un sin fin de alternativas y funcionalidades para cualquier tipo de negocios.

Quienes adquieren los servicios de un ASP usan las aplicaciones de forma similar a un servicio de call center externo -tendencia que también crece cada vez más. El sistema que presta el servicio no está en las instalaciones del cliente, sino más bien en un sitio remoto a donde acceden todos los clientes.

El usuario cancela una tarifa por acceder al servicio o bien por el desarrollo de la aplicación. El manejo de herramientas vía ASP evita incurrir en trabajos de compra, instalación, soporte y mantenimiento de aplicaciones costosas.

La Comodidad del Outsourcing

El mercado que atienden los ASP está compuesto principalmente por empresas pequeñas que necesitan aplicaciones que no requieren personalización (customazing), compañías grandes que demandan aplicaciones complejas para un nicho y que no pueden desarrollar internamente e industrias verticales que requieren servicios de comercio electrónico negocio a negocio o funcionalidad específica para un mercado en particular.

Un claro ejemplo de la importancia de este sistema de outsourcing es Correos de Chile (http://www.cientec.com/clientes/correos.asp?valor=clientes,) empresa que realizó una profunda reestructuración en su modo de operar. Este cambio comprende una serie de acciones, tales como enfocar los esfuerzos hacia la mejora en la calidad del servicio, establecer alianzas comerciales y reducir sustancialmente los costos. En el marco de este último objetivo se decidió potenciar la red de agencias a nivel nacional, a través de la tercerización de 300 puntos de atención ubicados en localidades rurales.

Para permitir que Correos de Chile desarrolle exitosamente este modelo de negocios con mayor valor agregado, se consideró conveniente tercerizar servicios informáticos de la empresa, para lo cual se contrató a CIENTEC Computación, quienes implementaron una solución de outsourcing informático para los procesos administrativos, financieros y de recursos humanos. El proyecto permitirá integrar tecnologías y servicios profesionales del más alto nivel.

Pero el ejemplo anterior es sólo la punta del iceberg de lo que el concepto de ASP puede realizar. No sólo puede externalizarse un catálogo de productos, sino que también los sistemas de transacciones electrónicas de una compañía, el servicio de correo e incluso la totalidad de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) u otro tipo de aplicación crítica para el negocio de una organización.

También es muy común encontrar ofertas tipo ASP que impliquen aplicaciones para industrias verticales como software para la administración y el manejo de documentos en la práctica de la medicina, portales verticales que atienden comercio electrónico y sitios horizontales que proveen funcionalidad específica como la administración de la logística de transporte, por ejemplo. Este es el caso en nuestro país de una decena de compañías dedicadas a la logística de flotas de vehículos mediante tecnología GPS (Global Positioning Satellital).

Una de las razones por las cuales una empresa accede a los ASP es para evitar todos los dolores de cabeza tradicionales en la instalación de aplicaciones, como abultadas tarifas de licenciamiento, problemas de integración de aplicaciones, soporte, mantenimiento y ajustes a cambios en legislación.

Adicionalmente, el modelo de negocio de los ASP, como pagar a medida que se utiliza, reduce el riesgo económico de comprar aplicaciones que pueden no ser la mejor alternativa.

Otra característica que ha llamado la atención sobre este modelo es la facilidad con la cual los clientes pueden tener una aplicación funcional y prestando el servicio, que les permite concentrarse en su propio negocio.

Adicionalmente, los ASP pueden ayudar a las empresas a atender oficinas remotas. En vez de instalar la infraestructura requerida para correr las aplicaciones en estas oficinas, la casa matriz podría llegar a un acuerdo para utilizar las aplicaciones a través de un ASP.

Seguridad

A pesar de estas ventajas, todavía persiste el celo de poner a disposición de otros la información de la compañía. Aunque hoy en día no se requiere el envío de los documentos físicos, si es necesario que a través de Internet o las redes privadas se envíe la información pertinente con muy poco registro de rastreo.

De la misma manera, los contratos de prestación de estos servicios por lo general incluyen unas penalizaciones bastante costosas por terminación anticipadas de contratos. Otras dudas para la adopción de estos servicios son la integración que los ASP pueden ofrecer con las aplicaciones existentes y la pérdida de control sobre la seguridad y la red.

Por eso cuando se hace una elección de una compañía que posea soluciones tipo ASP es fundamental informarse sobre las políticas y sistemas de seguridad que tiene. Firewalls, sistemas de autentificación e incluso aplicaciones de firma digital si fuese necesario son algunos de los puntos a tomar en cuenta cuando se decide por un ASP.

Nunca hay que olvidar que algo tan delicado como la información o administración interna de una empresa, al menos en su versión electrónica, se pondrá en manos de terceros, por lo que cualquier medida de seguridad o de fiscalización nunca será poca.

Qué Externalizar

El outsourcing tecnológico mediante ASP suena atractivo. Además es bastante tentador saber que ciertos "problemas" tecnológicos engorrosos que en ocasiones se transforman en una verdadera pesadilla, ya no serán asunto de la empresa, sino de los expertos contratados. Sin embargo, se debe definir bien qué procesos informáticos o datos se desean externalizar.

A través de una metodología formal, se clasifica en tres etapas las funcionalidades a contratar, cuáles modificaciones deben realizarse y qué nivel de servicio se espera. Mediante la aplicación metodológica, se eliminan riesgos en la implantación y se acorta el ciclo de "subida" de un cliente a la plataforma, tanto de hardware como de la aplicación propiamente tal.

La metodología utilizada en CIENTEC para tal efecto contempla tres etapas. En primer lugar, se realiza un análisis de los requerimientos de los usuarios para la aplicación en particular que será operada bajo la modalidad ASP.

Segundo, se debe adaptar el software para ser usado por el usuario en particular; dado que la plataforma es eventualmente compartida con otras organizaciones. Por lo general este proceso denominado como parametrización implica montar una "copia" de la aplicación para ser usada por cada cliente.

Y por último se brinda el servicio de ASP, que además incluye una post-implementación expresadas en el soporte y mantención de la plataforma y las operaciones, junto con la administración remota de los servicios cubiertos en el contrato. En otras palabras... comienza a correr el ASP.