Gracias a las redes informáticas, internet y una serie de dispositivos móviles, más un cambio de mentalidad empresarial, muchas compañías están aplicando políticas para que sus ejecutivos trabajen desde su casa y así mejorar su eficiencia y lograr un mejor equilibrio trabajo/familia. Pero para aplicar estrategias de teletrabajo hay que tomar en cuenta varios factores.
Durante los últimos días del 2004, el gobierno japonés, en uno de los hitos más importantes relacionado con el teletrabajo a nivel gubernamental, anunció que introducirá esta práctica en los empleados estatales. Seis funcionarios y algunos de los empleados del Ministerio de Telecomunicaciones trabajarán desde sus casas al menos un día por semana y el 2010 el 20 por ciento de ellos se pasarán al nuevo sistema.
Realizar la actividad profesional en el propio hogar es una opción que está siendo muy tenida en cuenta por varias empresas en todo el mundo. El Teletrabajo o Trabajo a Distancia, es una mecánica laboral del futuro que permitirá una gestión descentralizada y flexible mediante el uso de nuevas tecnologías. Es una forma de trabajo que no requiere la presencia física del trabajador en la propia empresa, es decir, el trabajador puede realizar sus tareas de manera flexible en el lugar que prefiera. Para ello es fundamental que la empresa tenga bien desarrollados los sistemas informáticos y tecnológicos para que el empleado esté en permanente conocimiento de lo que ocurre en su empresa y pueda, a su vez, comunicarse con ella.
El Teletrabajo tuvo su origen en los Estados Unidos, donde algunas empresas como Arthur Andersen, IBM y Microsoft disminuyeron sus costos bajo esta práctica y aprovecharon las posibilidades que les brindaba la tecnología. La idea de estas organizaciones es que no importa el ámbito en que se desarrollen mientras las tareas se cumplan. En otras palabras, el objetivo es más importante que el horario o la presencia física.
Este sistema ha evolucionado desde ser estrictamente un método de trasladar el trabajo al trabajador, hasta convertirse en un concepto amplio que abarca a quienes trabajan en casa, a tiempo completo o parcial, a quienes trabajan en una oficina satélite y a quienes trabajan en centros laborales de barrio. En los últimos años el teletrabajo se ha centrado en torno del empleado corporativo que realiza su trabajo fundamentalmente desde un despacho localizado en su casa.
BENEFICIOS
Las empresas que ya han implementado el teletrabajo han llegado a la conclusión de que al contar con una política laboral que se acomoda a las posibilidades del empleado, la práctica de trabajar fuera de la oficina ha sido bastante exitosa.
El trabajo a distancia se está implantando tanto en el sector público como en el privado. Dada la naturaleza solitaria de la mayoría de los trabajos que se prestan a este tipo de gestión, hay abundantes oportunidades de implantación en ciertos sectores clave. Las empresas de seguros, las compañías relacionadas con el diseño, instalaciones y aplicación de programas informáticos, así como las compañías que requieren de la introducción de gran cantidad de datos, como instituciones financieras, empresas de gestión de créditos, solicitudes de suscripción de publicaciones, pedidos, introducción de datos sobre pagos, empresas de transporte y almacenaje, consultoras de empresas, estudios contables, jurídicos y de arquitectura e ingeniería, son sólo algunas de las numerosísimas empresas o actividades que hacen o podrían hacer uso de este tipo de servicio de trabajo a distancia.
Según los expertos laborales, el Teletrabajo posee varias ventajas en el contexto de la vida moderna, considerando además la incorporación de las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación. Entre los beneficios para el empleado están:
Reducción de los desplazamientos al y desde el trabajo, lo que supone un ahorro de tiempo y dinero, y una reducción de la fatiga. Los cuales pudieran muchas veces ser largos y congestionados causantes de tardanzas.
Mayor flexibilidad del horario laboral, que permite al teletrabajador organizar sus horas de trabajo y adaptarlas a sus necesidades personales, ya que utiliza su tiempo como lo prefiere.
Mayor autonomía e independencia ya que es totalmente responsable de su trabajo.
Equilibra la relación entre el trabajo y la vida familiar, dando más satisfacción al empleado y, por ende, mayor motivación. El trabajador puede cuidar a sus hijos mientras trabaja para la empresa.
Mayor libertad en temas personales menores como el vestuario y las relaciones con compañeros de trabajo.
Ampliación del mercado laboral, puesto que se caen las barreras geográficas y la pertenencia exclusiva a una empresa.
El trabajador puede contar con el medio ambiente del cual más gusta, hacer uso del tiempo de una forma más flexible, disponer de sus bibliotecas.
Pero difícilmente el teletrabajo puede desarrollarse, si es que la empresa no ve beneficios reales en su aplicación. Algunas ventajas para la organización son:
Posibilidad para la empresa de contratar agentes de gran calidad y experiencia ubicados en lugares distantes.
Ahorro de costos fijos, por menor uso de espacio físico, consumo de energía, servicios de cafetería entre otros gastos. También hay un ahorro en los costos relacionados con el desplazamiento de los empleados.
Disponibilidad del trabajador cualquiera sean las condiciones climáticas.
Permite contar a la empresa con un número muy grande de oferentes, que además le pueden servir de representantes en diversos lugares.
Los costos de mantenimiento del computador estarían a cargo del empleado, aunque hay empresas que ayudan de forma gratuita en este tema, los encargados del área tecnología y operaciones de esas organizaciones realizan un soporte en línea a los empleados, incluso, si fuese necesario van a la casa o solicitan llevar a la oficina el equipo para revisarlo. En otros casos, las empresas contratan servicios de asistencia de terceros, para que se enfoquen a sus empelados que se encuentran en diversos lugares.
Flexibilidad en la organización del trabajo en equipo que puede adaptarse en un entorno cambiante, e incluso complicado.
Mejor Reclutamiento y Selección de empleados, al poder contratar a trabajadores que prefieren trabajar en sus casas o cuyo domicilio esté lejos de la empresa.
Mayor Productividad del empleado. (obviamente es un factor que dependerá mucho de la persona)
Reducción de ausencia por enfermedad u otras razones, y tardanzas.
Mayor Satisfacción del empleado.
Retención de buenos empleados y profesionales que de no existir la posibilidad del Teletrabajo, podrían verse obligados a abandonar la empresa.
Expansión del acceso geográfico para empleados experimentados.
Mayor reconocimiento público por ser una firma innovadora y beneficiosa para su comunidad.
Paga de sueldos por tarea realizada, y no por jornada.
Mayor facilidad para responder a incrementos puntuales de demanda debido a la mayor flexibilidad y a la posibilidad de sub-contratación.
Se evita la costumbre de reuniones permanentes.
METODOLOGÍA
La mayoría de las empresas que utilizan el teletrabajo optan por la solución denominada "Teletrabajo Alternado" en el que los empleados solo trabajan en casa una parte del tiempo, transcurriendo el resto de la jornada laboral en la oficina. Esta forma de teletrabajo ofrece mayores posibilidades de comunicación entre el empleado y la empresa que el trabajo en casa a tiempo completo.
Los trabajadores cuya actividad requiere frecuentes desplazamientos pueden cumplir sus funciones estén donde estén, desde un hotel, desde casa, desde las oficinas de un cliente o incluso mientras están de viaje, suelen denominarse "Teletrabajadores Móviles" y justamente las tecnologías como PDAs, celular, Notebook y WI-Fi se deben adaptar a sus necesidades.
Por último, existe la denominada "Oficina Virtual", que consiste en una forma radical de organización descentralizada del trabajo, en la que todo el personal de una empresa trabaja a distancia, comunicándose mediante la informática y las telecomunicaciones, y en la que la empresa no posee oficinas centrales en el sentido físico de la palabra. Las empresas virtuales pueden contar con trabajadores en muchos países distintos. Más información sobre esta metodología se puede encontrar en www.cientec.com/clientes/ov.asp?valor=clientes&val=escri .
Independientemente del tipo de Teletrabajo, los expertos en psicología y organización laboral insisten en que no cualquier persona puede dedicarse a esta forma productiva. Entre las características que debe tener un teletrabajador y su ambiente están:
Responsabilidad y Madurez
Capacidad para organizar su tiempo
Capacidad como emprendedor
Confianza en la persona que desarrollará estas labores
Capacidad de Comunicación
Capacidad de Adaptación
Ambiente familiar y domicilio adecuados
Capacidad de Planificación
Autodisciplina
Capacidad de soportar el aislamiento
Capacidad de seguir un horario
Capacidad de separar vida familiar, Ocio y Trabajo
DESVENTAJAS
Poder desarrollar la actividad laboral en el hogar cuenta con muchas ventajas, pero también con algún que otro inconveniente. La persona que se decida a trabajar desde casa ha de tener muy en cuenta que requiere de mucha autodisciplina y organización. Lo ideal es fijarse un horario a cumplir, para una vez terminado desconectarse completamente y no convertirse en un esclavo del trabajo.
Otro punto en contra es que al estar conectado permanentemente, a través del teléfono móvil, en cualquier momento o situación, dentro del horario de trabajo pueden llamar para requerir los servicios del empleado.
En general, algunos puntos en contra del Teletrabajo para el individuo son:
Mayor aislamiento
Falta de ambiente profesional
Inseguridad laboral, especialmente para la gente que trabaja en modalidad free-lance.
Favorecimiento de la explotación, al no poseer un horario definido
En cuanto a las desventajas para la empresa, podemos encontrar:
Hay un punto de rendimiento decreciente empleando a teletrabajadores, donde el coste de un control de calidad es mayor que el valor que esos teletrabajadores aportan, ya que la supervisión del trabajador desde casa es menor.
Suele haber pérdida de jerarquías.
Las compensaciones monetarias pueden exceder del coste total del trabajador a tiempo completo en la oficina.
Se pueden crear conflictos derivados de la lealtad de los teletrabajadores cuando accedan a los bancos de datos de la compañía.
INFAESTRUCTURA TECNOLÓGICA
Sin lugar a dudas la llegada de Internet y el teléfono móvil al mundo moderno hacen realidad el Teletrabajo como una alternativa viable, por esto la empresa y el trabajador que opten por esta modalidad deberán tener en cuenta la utilización de las tecnologías y su perfecto funcionamiento ya que de ello dependerá la efectividad de sus tareas.
Existen varios tipos de modelos de Teletrabajo, desde el columnista que manda sus escritos a un diario, hasta el ejecutivo que trabaja y hace teleconferencias desde su casa, pasando por un operario de Call Center, entre otros modelos. Fijándose en las diferencias, existen algunos elementos tecnológicos como por ejemplo el computador, el teléfono móvil, una conexión de banca ancha, teléfono y fax.
Una vez obtenido estos dispositivos (o parte de ellos) el primer paso para implementar una infraestructura tecnológica es conectar la empresa con el empleado, para estos existen tres opciones:
Módem: Las desventajas es el costo de la llamada, ya que el costo sería por minuto conectado y no contaría con la calidad y velocidad adecuadas.
Línea Privada: El empleado tendría que tener un cable ya sea de cobre o fibra óptica de un punto a otro, en esta opción el costo es muy elevado porque si por ejemplo necesito enlazar la oficina central con un teletrabajador que se encuentra a 200 Kilómetros de distancia el costo sería por la renta mensual por Kilómetro. Sin importar el uso.
VPN: Por último, con la opción de una VPN, los costos son bajos porque sólo se realizan llamadas locales, además de tener la posibilidad de que los datos viajen encriptados y seguros, con una buena calidad y velocidad.
En términos simples, una VPN es una red privada que se extiende, mediante un proceso de encapsulación y en su caso de encriptación, de los paquetes de datos a distintos puntos remotos mediante el uso de unas infraestructuras públicas de transporte. Los paquetes de datos de la red privada viajan por medio de un "túnel" definido en la red pública. Por lo general cuando se desea implantar una VPN hay que asegurarse que esta proporcione:
Identificación de usuario: La VPN debe ser capaz de verificar la identidad de los usuarios y restringir el acceso a los usuarios que no estén autorizados. Así mismo, debe proporcionar registros estadísticos que muestren quien ingresó, que información obtuvo y cuando.
Administración de direcciones: La VPN debe establecer una dirección del cliente en la red privada y debe cerciorarse que las direcciones privadas se conserven así.
Codificación de datos: Los datos que se van a transmitir a través de la red pública deben ser previamente encriptados para que no puedan ser leídos por clientes no autorizados de la red.
Administración de claves: La VPN debe generar y renovar las claves de codificación para el cliente y el servidor.
Soporte a protocolos múltiples: La VPN debe ser capaz de manejar los protocolos comunes que se utilizan en la red pública. Estos incluyen el protocolo de internet(IP), el intercambio de paquete de internet(IPX) entre otros.
Dependiendo de los niveles de privilegios y manejo de información del teletrabajador, éste va a necesitar en ocasiones el acceso a las bases de datos de la empresa, para ello es importante establecer ciertos parámetros de seguridad, que de alguna forma comienzan en el mismo momento en que se decide por una VPN.
De todas formas, es importante instalar algunas aplicaciones como los firewall, para que la actividad del usuario que está en su casa no se haga tan accesible. Incluso, el usuario puede tener un firewall sólo para la comunicación entre él y su empresa y omitirlo para su acceso a Internet. Obviamente esto se debe realizar con una configuración detallada y de manos expertas.
En general un teletrabajador se va adaptando a las tecnologías y viendo cuáles le son más útiles y productivas para sus necesidades. Si bien en Chile, este concepto aún no está muy difundido, los especialistas creen que muchas veces tiene relación con un factor cultural más que productivo. Justamente por esto, las sociedades anglosajones, que poseen una forma de ser más individualista y orientada a objetivos, lo han incorporado con mayor fuerza.
