Extranet, VPN, comercio electrónico, bases de datos y transacciones online son algunas de las herramientas informáticas utilizadas por las empresas para relacionarse con sus proveedores y lograr así, una mayor eficiencia en el negocio.
A fines de la década de los ochenta y principios de los noventa las empresas comenzaron a darse cuenta que podían utilizar las redes no sólo para comunicarse, sino para realizar transacciones electrónicas. Paralelamente comenzaron a aparecer los primeros software que permitían realizar bases de datos de las compras y ventas del negocio.
Hoy en día, cualquier compañía que invierta en herramientas tecnológicas tiene claro que debe dejar una parte para la relación con sus proveedores. Y para ello no sólo existen poderosas redes tipo B2B (Business to Business). También hay una variada oferta de software, plataformas, sistemas de seguridad y de comunicación para que empresa y proveedor se comuniquen fluidamente y permitan hacer los negocios más eficientes.
El B2B es una consecuencia o una forma en que se operabiliza el comercio electrónico entre empresas, donde la relación cliente-proveedor es lo principal. En esta modalidad las compañías identifican a sus potenciales socios y negocian directamente a través de medios electrónicos. Las organizaciones están continuamente verificando que a partir del e-commerce pueden no sólo generar más oportunidades sino también mejorar su competitividad.
Las empresas pueden contactarse con compañías de cualquier lugar del mundo. Las transacciones financieras electrónicas son seguras haciendo más fácil el manejo de productos al reducir gastos y acelerar el proceso de facturación.
Tomando en cuenta estos conceptos, en el mercado se pueden encontrar una multiplicidad de software enfocados a las transacciones electrónicas entre empresas, considerando básicamente dos categorías de comercio electrónico: El indirecto y el directo. En el primero, se realiza la selección y pedido de las mercancías, insumos o materias primas por medios electrónicos y se envían al cliente final por los canales tradicionales, lo cual requiere una logística de apoyo en transportes e infraestructura.
En la segunda, la selección, pedido, envío y pago se realiza totalmente en línea, a través de la misma red mundial, lo cual disminuye considerablemente los costos para el fabricante o distribuidor. Este tipo de e-commerce sólo puede realizarse, evidentemente, con mercancías denominadas "intangibles", cuyo ciclo total de venta, pago y entrega puede efectuarse por Internet: videos, fotos, libros, revistas, programas de computación y música.
Redes de Datos
Pero un fundamento del comercio electrónico está justamente en la capacidad que tiene una empresa para realizar transacciones en línea con sus proveedores y para esto no sólo son importantes los software que permiten la comunicación y reconocimiento entre ambas partes. Otro elemento fundamental es justamente el desarrollo tecnológico de las redes que permiten esta conversación.
Las redes de datos poseen una serie de requisitos que van desde la seguridad, hasta la infraestructura física. Si bien muchas veces se utiliza la red pública de Internet para tal efecto, la ciencia está en poder entablar una relación comercial electrónica privada o "extranet".
La extranet es una red que tiene acceso limitado y que esta disponible únicamente a usuarios específicos, tales como clientes o proveedores. Actualmente, muchas empresas lo están utilizando y de hecho muchas personas han utilizado una sin darse cuenta, cuando, por ejemplo, han chequeado el trayecto de un encargo en el sitio de FedEx.
Una extranet es un mecanismo que utiliza tecnología de Internet para comunicar de manera privada y selectiva a clientes y proveedores. Si las Extranet son utilizadas correctamente, podrán ofrecer una forma segura para realizar transacciones entre las empresas, lo cual puede ahorrar mucho tiempo y dinero. Algunos beneficios adicionales de este sistema son:
Transacciones seguras de actividades entre los sistemas internos de los negocios.
Permite reducción en costos y ahorro de tiempo para la empresa.
Facilita rápido acceso a información de socios (clientes y proveedores).
Proporciona servicios de red y desarrollo organizacional.
Integración de los sistemas.
Para que estas redes sean totalmente seguras, se debe crear una solución tipo VPN (Virtual Private Network), que comunique a las empresas bajo un "túnel" privado donde sólo ambas partes tengan acceso al contenido. Si bien estas redes se han masificado bastante en las comunicaciones dentro de una misma empresa (por ejemplo entre la casa matriz y las sucursales), se puede aplicar el mismo concepto a una compañía con sus proveedores, con todo el ahorro en costos que eso significa.
La tecnología usada para implementar este tipo de soluciones consiste básicamente en dos clases de equipos y software: Concentradores y Routers, que proveen los servicios de conectividad y "transporte" para conectar entre sí los componentes de la red, tanto a nivel básico, como de aplicaciones y redes; y Firewalls, que brindan los servicios de seguridad, control de acceso y encriptación de datos requeridos para que la VPN sea "inviolable" a terceros no autorizados.
Para establecer un "túnel" VPN, los usuarios deben primero establecer una conexión a la red Internet a través de cualquier punto de acceso, y luego el ISP (Internet Service Provider) se encargará de transmitir los datos a través de la red pública. A diferencia de otras opciones de conectividad, las VPN no requieren conexiones permanentes entre los puntos de la red.
Manejo de la Información
Una vez establecida la red y la forma en qué esta realizará las transacciones, las empresas que utilizan tecnología en sus procesos de negocios comienzan a necesitar un "lugar" y una "forma" de guardar la información de las transacciones o bien una manera de ordenar y prever las futuras necesidades con sus proveedores. Es aquí donde entran las soluciones empresariales que se implementan en el back office de las corporaciones.
Por un lado, están los software de bases de datos, como Oracle, que permiten guardar y administrar la información. También existe una serie de software de "clase mundial" que dentro de sus soluciones proveen aplicaciones especiales para el manejo de la información de los proveedores, como por ejemplo, inventarios, información sobre stock, flujos de ventas y facturación, entre otros.
Llamados en un principio como ERP (Enterprise Resource Planning), hoy en día este tipo de aplicaciones se puede encontrar por separado o dentro de un paquete orientado a la productividad y administración de las empresas. Incluso, muchas compañías tercerizan los sistemas de relación con sus proveedores, llegando a conceptos aún más de vanguardia como el denominado "factoring electrónico", donde la empresa utiliza únicamente medios y transacciones electrónicas en la facturación de sus proveedores, como es el caso de algunos supermercados chilenos.
La facturación electrónica (FE) es también otro elemento clave para la relación entre empresa y proveedor, como para el manejo de información detallada de las compras y ventas. Este sistema requiere necesariamente de un software, seguridad y una base de datos donde se alojen los documentos generados de la transacción. Actualmente, a pesar de que la Cámara de Comercio de Santiago fue la primera en crear una "suite" orientada a la facturación electrónica, existe una serie de software especializados en la FE, incluso mucho de ellos apuntan a actividades específicas, especializándose en ciertos mercados.
Sea cual sea el tipo de aplicación o herramienta informática, tiene como fin la optimización del tiempo, para lograr que la relación empresa-proveedor sea más eficiente y expedita. En un mundo tan globalizado como el nuestro, es muy difícil encontrar grandes empresas que no posean una relación electrónica con sus proveedores. Entel, por ejemplo, utiliza esta filosofía no sólo con sus proveedores, sino con cualquier empresa o asesor que tenga alguna relación con ellos.
Pero el futuro de las tecnologías orientadas a la relación empresa-proveedor va por un camino aún más innovador: el móvil. Ya estamos viendo cómo aparecen día a día una serie de aplicaciones de compra-venta y de transacciones, donde ya no se necesita un computador. Basta con un celular o un PDA.
