La Gestión del Ciclo de Vida de la Información (ILM) permite a las organizaciones administrar su creciente volumen de datos en forma inteligente y automatizada. De esta forma, la información corporativa es almacenada o respaldada en dispositivos de distinto rendimiento y capacidad, atendiendo a su criticidad, vigencia e importancia para la operación del negocio.

Debido al fuerte crecimiento del volumen de datos que acumulan las organizaciones año atrás año, su administración puede convertirse en un verdadero dolor de cabeza. Esto se debe a que aun cuando las capacidades de los dispositivos de almacenamiento son cada día mayores, una correcta gestión de la información exige no sólo que dichos datos estén debidamente respaldados, sino que también estén disponibles para cuando se los requiera, lo cual añade un nuevo nivel de complejidad.

La tarea de manejar adecuadamente la información, por lo tanto, no es sencilla, ya que a pesar de los innegables avances que permiten, entre otras, las tecnologías de virtualización y de almacenamiento en red (Storage Area Network), se trata de un ámbito que puede consumir muchos recursos al interior de la organización. Gartner estima, de hecho, que los costos de almacenamiento en el mediano plazo podrían llegar a representar un 85% del presupuesto en Tecnologías de la Información (TI) de las empresas.

Gestión de los Datos

Hasta ahora, la mayoría de las empresas optaba por más dispositivos para resolver sus demandas de almacenamiento de datos, utilizando recursos casi en forma indiscriminada y manteniendo el plano de la gestión y recuperación de la información en un segundo orden de importancia.

Como es lógico, se trataba de una visión poco estratégica y no sustentable en el tiempo, y que, al contrario de lo que se requiere en los negocios actuales, sólo añade costos. Consideremos que se estima que alrededor del 80% de la información corresponde a datos respaldados y que del 20% restante, casi la totalidad no es utilizada en un período superior a los tres meses. Eso exige analizar e impulsar nuevas prácticas en este ámbito.

Por esta razón, ha comenzado a perfilarse con fuerza un nuevo paradigma para la administración de la información, conocido como ILM (Information Lifecycle Management) o Gestión del Ciclo de Vida de la Información. Este concepto puede definirse como un conjunto de soluciones que apuntan a ofrecer la inteligencia para llevar los datos en forma automática hacia dispositivos de almacenamiento de distinto rendimiento, de acuerdo a su criticidad e importancia para la operación del negocio.

Los Datos, Un Organismo Vivo

ILM consiste así en un modelo para gestionar la información a través de su vida útil, desde su creación, su uso, su archivo e incluso su destrucción. Se trata de enfocar a la información en su evolución, tal como acontece con un organismo vivo, que experimenta una serie de etapas a lo largo del tiempo.

En estas diferentes etapas los datos deben moverse a diversos tipos de dispositivos de almacenamiento, los cuales proveen a su vez distintos niveles de disponibilidad, capacidad, costo y protección. En otras palabras, la información es almacenada con un criterio estratégico, a través de políticas definidas y con el máximo nivel de flexibilidad.

El objetivo de ILM, en consecuencia, es maximizar el valor de la información al menor costo posible en sus diferentes etapas. Para eso, es necesario implementar una infraestructura de gestión de la información que permita cumplir con las políticas de respaldo y recuperación de una forma integral y más sencilla. Este último aspecto es muy importante, considerando algunos de los factores que hoy inciden en el manejo de los datos de las empresas, ya sea por los requerimientos internos, de la operación de su negocio, o bien por regulaciones referentes al registro de sus datos durante períodos específicos.

Factores a Favor de ILM

Existen muchos elementos que están contribuyendo a que cada día más empresas adopten una estrategia ILM. Entre ellas, se encuentran el creciente volumen de datos de sus clientes y comunicaciones, lo cual constituye no sólo uno de sus activos más valiosos, sino también el respaldo de sus transacciones y su propio historial.

El correo electrónico, por ejemplo, es un caso muy interesante. Actualmente, se considera que, a nivel mundial, alrededor del 75% de las empresas utiliza el e-mail para alguna función crítica. Incluso, un 40% aproximadamente cierra algún tipo de contrato con sus proveedores, según estudio realizado en todo el mundo por la consultora Dynamic Markets. De acuerdo al sondeo, sólo el 18% de las organizaciones puede recuperar los correos de más de un año de antigüedad, mientras el 30% sólo es capaz de recuperar los de hasta un mes de antigüedad y un 11% sólo recuperar los de la semana anterior.

La validez del e-mail como documento está siendo cada día más relevante, por lo tanto, no sólo se trata de archivarlos –cosa que muchos no hacen– sino de tenerlos disponibles. En el 2002, Deutsche Bank, Goldman Sachs, Morgan Stanley, Salomon Smith Barney y Piper Jaffray, fueron multadas por la Comisión de Seguridad e Intercambio de Estados Unidos (SEC) con 1,65 millones de dólares cada una, por carecer de sistemas apropiados para archivar sus e-mails.

Por otra parte, la conocida Ley Sarbanes-Oxley de Estados Unidos obliga a las empresas a mantener íntegra su información digital de negocios, de manera que dichos datos estén a disposición de los reguladores para prevenir o detectar fraudes o faltas éticas. Se trata de una normativa que no sólo es importante para las empresas que coticen en Estados Unidos, sino para todo el mundo, ya que ella está sirviendo de modelo para el resto de los países.

Información Clasificada y Gestionable

Factores como los señalados, demuestran que no sólo el respaldo de los datos es relevante. También lo es su recuperación, aspecto clave en ILM. Más todavía si se considera que el 80% de la información que manejan las empresas en los correos electrónicos, documentos digitales o presentaciones, es información no estructurada.

Precisamente, sin embargo, ILM es aplicable a cualquier tipo de información. Abarca desde la contenida en bases de datos estructurados hasta la información no estructurada, incluyendo diversos tipos de documentos, e incluso video o audio.

De acuerdo a International Data Corporation (IDC), el desarrollo de una estrategia ILM implica alinear los servicios y la infraestructura tecnológica con las necesidades del negocio. Esto incluye los siguientes elementos:

- Alinear los costos de almacenamiento con el valor de la información.
- Alinear la disponibilidad de almacenamiento con la demanda de los usuarios.
- Alinear la administración del respaldo y retención de los datos con las normativas legales vigentes.
- Alinear los requerimientos de recuperación de datos con el valor de la información.

Para concretar lo anterior, las empresas deben concentrarse en clasificar su información, para así asignar los datos a grupos con atributos específicos que permitan administrarlos, compararlos o protegerlos. Este proceso se relaciona con el manejo de los datos, su seguridad o su uso en herramientas de inteligencia de negocios, entre otros.

Otro aspecto crucial en la Gestión del Ciclo de Vida de la Información es la administración de los datos a partir de automatización, es decir, debe definirse una jerarquización de información por relevancia y períodos de vigencia, en donde el respaldo, la retención e incluso su eliminación están claramente establecidos por políticas. Naturalmente, para que eso sea posible se requiere desarrollar las mejores prácticas, con cierto nivel de flexibilidad, dependiendo de las exigencias propias del negocio y las regulaciones legales nacionales o internacionales.

Mejores Prácticas

En definitiva, es necesario comprender que ILM es un conjunto de prácticas que buscan alinear los requerimientos del negocio con el mejor uso de los recursos de TI, al menor costo posible y reduciendo los riesgos asociados al manejo de la información de la organización y su respectivo respaldo, en caso de algún accidente o incidente en los sistemas informáticos.

Desde ese punto de vista, ILM involucra una serie de beneficios para la organización, los cuales pueden resumirse así:

- Mejor uso de la infraestructura de TI y su alineamiento con el negocio.
- Ahorro de recursos y mayor facilidad de gestión de su información.
- Cumplimiento con regulaciones y legislación sobre datos y transacciones.
- Mayor seguridad y capacidad para la recuperación de datos.
- Incremento de la disponibilidad de información para los usuarios.