Sin pagar un peso por licencias, hoy es posible acceder a procesadores de texto, planillas de cálculo o a programas de presentaciones en forma gratuita o por muy bajo costo. Y todo, sin instalar prácticamente ningún código en el PC. Se trata de la era de la oficina en línea, caracterizada por la irrupción de una nueva generación de aplicaciones de productividad personal basadas en la Web.

Aplicaciones como la mensajería instantánea y la Voz sobre IP (VoIP), además del correo electrónico y la videoconferencia, por mencionar los casos más emblemáticos, vienen facilitando enormemente el desarrollo del trabajo desde cualquier lugar. Consecuentemente, las distancias físicas han disminuido y los empleados, aun cuando se encuentren fuera de las instalaciones de la organización, se mantienen plenamente ubicables y con acceso a información oportuna y actualizada.

Si a esos avances se suman los sistemas de comunicación más tradicionales como el fax y la telefonía (móvil o fija), las posibilidades para desarrollar las labores desde cualquier lugar aumentan fuertemente. Asimismo, existen otras aplicaciones, como la mensajería unificada, que permiten transformar al computador en un verdadero centro de comunicaciones, en donde el usuario puede administrar sus llamadas telefónicas, buzón de voz, correo electrónico y faxes, tal como si estuviera en la oficina, conectándose a Internet desde cualquier lugar.

Hasta ahora, sin embargo, y más allá de la conectividad y el software usado en las empresas, el esquema de uso de las aplicaciones personales ha venido siendo más o menos el mismo, es decir, se trata de un producto comprado a un determinado proveedor y que se instala en el PC del usuario a cambio del cobro de una licencia.

La Era On-Line a Full

Si bien a nivel de software empresarial la figura del "software como servicio" no es nueva, sí lo es el que hoy exista una serie de recursos de productividad que permita a las personas disponer de herramientas de trabajo basadas netamente en la Web. Dichos recursos están configurando lo que algunos ya denominan la "oficina en línea".

A pesar de que el concepto "oficina en línea" hace alusión, en términos amplios, a diferentes conjuntos de herramientas tecnológicas, tanto a nivel de hardware como de software, la atención está puesta hoy en las aplicaciones de productividad personal estilo "Office".

El auge del software libre y el código abierto, por un lado, sumado a las iniciativas que específicamente han buscado durante años establecer un competidor de peso a la tradicional suite de Microsoft, por otro, más los importantes avances registrados por el desarrollo de aplicaciones Web, están haciendo proliferar una serie de servicios en línea, caracterizados por su buen desempeño y que permiten a los usuarios disponer de prácticamente todo lo que necesitan para trabajar desde cualquier computador dotado con un browser.

Mientras Google y OpenOffice.org ya anunciaron el lanzamiento de una suite de oficina de código abierto, que supondría una fuerte competencia para la compañía de Bill Gates, las aplicaciones Web de nueva generación ya están cambiando el panorama de lo que se conocía en este ámbito. Ha sido especialmente a partir de la irrupción de AJAX (Asynchronous JavaScript and XML), una técnica caracterizada por usar una serie de herramientas Web en conjunto, en donde más avances se están dando en este terreno, con desarrollos tan llamativos como Google Maps y Gmail.

Todo en la Web

Sin estar restringido a licencias y a un computador específico, el usuario puede hoy acceder a través de la Red a procesadores de palabras, planillas de cálculo o aplicaciones de presentaciones en forma gratuita y sin instalar prácticamente ningún código en su PC. Perfectamente puede respaldar sus archivos en servidores de terceros y tener sus documentos disponibles en cualquier momento que lo requiera. Se trata de aplicaciones complementadas con servicios de distintas calidades y precios, los cuales configuran una verdadera "oficina on-line".

Thinkfree: Documentos On-Line

ThinkFree es uno de los componentes de oficina en línea más reconocidos. Corresponde a un servicio gratuito que permite crear y editar archivos de Word, Excel y PowerPoint, es decir, es totalmente compatible con la suite de productividad personal más conocida (Office de Microsoft), además de poder guardar documentos en formato PDF. Ofrece 30 MB de espacio y los archivos pueden grabarse también en el disco duro del usuario. Requiere de un browser con Java.

Otra suite similar es gOffice (www.goffice.com) de la compañía Silveroffice. Posee procesador de texto, hoja de cálculo, editor de publicaciones y un programa para presentaciones. Al terminar la publicación del documento automáticamente se abre una ventana para abrir o guardarlo en formato PDF.

Writely: Procesando Textos en la Web

Writely es una aplicación Web que opera como un excelente procesador de texto. Esta sola funcionalidad la hace ser muy atractiva, puesto que permite crear documentos y editarlos directamente en línea, sin necesidad de tener instalado ningún programa adicional en el computador del usuario. Esta aplicación permite crear un archivo, subir un archivo HTML, en formato doc o en texto plano, editarlo, guardarlo, comprimirlo, enviarlo por correo electrónico o exportarlo en otros formatos.

Jotspot: Planillas en la Red

Es un wiki, un servicio de suscripción, en donde no se recibe el software sino sólo se paga por usar un espacio de un servidor. Cuenta con una utilidad Web que permite compartir hojas de cálculo y olvidarse de tener que enviarlas atachadas por e-mail a otras personas para que las puedan ver. Un servicio similar es Num Sum, que también permite trabajar con planillas de cálculo.

Organizadores Personales en Línea

Tanto ContactOffice (www.contactoffice.com) como Backpack(www.backpackit.com) son servicios gratuitos (con ciertos límites por sobre los que después hay que pagar) que permiten a los cibernautas establecer una verdadera oficina virtual.

En efecto, entre otras funcionalidades, los usuarios pueden manejar su agenda de compromisos y sus listas de contactos totalmente on-line, sin necesidad de tener que portar todos sus datos a todos lados en un dispositivo, ya que ellos estarán disponibles en cualquier lugar en donde cuente con una simple conexión a Internet.

También está disponible un servicio denominado HipCal que permite a los usuarios manejar su libreta de direcciones, calendarios de grupos y etiquetas para el contenido. El servicio incluso puede enviar un mensaje de texto a un celular al acercarse un compromiso fijado en la agenda. Una versión más simple de organizador puede ser Ta-Da Lists   (www.tadalist.com).

Discos Duros Virtuales

Respaldar los archivos y tenerlos disponibles cuando se los requiera puede ser un dolor cabeza, sobre todo si no se dispone de un computador portátil o un medio removible, como un pendrive, por ejemplo. Peor puede ser que Ud. llegue a perder sus datos al extraviar el dispositivo o equipo en donde los archivó. Sin embargo, la oficina en línea también ha considerado desde hace mucho tiempo este tipo de servicios, los cuales, actualmente, ofrecen servicios muchas veces sorprendentes.

Ejemplos de estos servicios los encontramos en StreamLoad (www.streamload.com), sitio que ofrece hasta 25 GB, aunque en su versión gratuita sólo permite descargar 100 MB mensuales.

Otros similares son Multiply (www.multiply.com), que no tiene límite de almacenamiento, pero sí un tope de datos al mes, y Box.Net (www.box.net) que brinda hasta 1 GB de espacio para archivar datos virtualmente. Estos servicios permiten, además, estructurar carpetas de manera muy parecida a como se hace en el computador personal del usuario, de acuerdo a sus preferencias y necesidades.